Une méthode de gestion des composants qui élimine l’encombrement avec un point par jour

• Système de gestion simple utilisant des boîtes transparentes et des autocollants ronds colorés pour enregistrer visuellement la fréquence d’utilisation des composants électroniques
• Sans RFID ni tableur, une méthode peu coûteuse pouvant être maintenue pendant des années, avec un code couleur par année pour le suivi à long terme
• La répartition des points permet de distinguer clairement les composants souvent utilisés de ceux qui ne le sont pas, et d’optimiser l’organisation de l’espace en zones hot, warm et cold
• En prenant l’habitude de coller un point, les données s’accumulent naturellement, et le retour visuel renforce le rangement
• Un système de gestion auto-évolutif mis au point avec des autocollants à 3 $ et 4 ans d’expérimentation, où la simplicité crée la durabilité

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Le « système des autocollants à points » pour éliminer l’encombrement dans la gestion des composants

• Système de gestion simple utilisant des boîtes transparentes et des autocollants à points pour suivre visuellement la fréquence d’utilisation des composants électroniques
• Méthode peu coûteuse pouvant être maintenue pendant des années sans RFID ni tableur
• Distinction des années par couleur pour enregistrer les schémas d’utilisation sur le long terme
• La répartition des points permet de distinguer les composants souvent utilisés de ceux qui sont inutiles
• Un système expérimental pour organiser une collection tout en maintenant un équilibre entre temps et espace

Le problème de la collection et de la gestion des composants

• Depuis 2011, collection de divers composants électroniques comme des résistances, condensateurs, microcontrôleurs et moteurs
  • Au départ, une petite boîte à outils suffisait, mais vers 2017, tout l’espace de rangement était dépassé
• La collection n’était pas assez grande pour nécessiter un système de gestion de stock à grande échelle, mais elle avait atteint une taille intermédiaire difficile à gérer pour une seule personne
• Prise de conscience du besoin d’un système de gestion simple et adapté à cette échelle

Ce qui n’est pas visible est oublié

• Suppression de tous les conteneurs opaques et remplacement par des boîtes transparentes de 4 litres
• Confirmation d’une leçon simple : si le contenu n’est pas visible, on finit par oublier qu’il existe
• Classement des composants par catégorie : condensateurs, résistances, moteurs, LED, etc.
• Usage de boîtes de même taille et de même forme pour garantir extensibilité et cohérence
• Les rangements à compartiments fixes ont été abandonnés car trop contraignants

Les limites de l’intuition d’usage

• Avec le temps, il était possible de deviner quelles boîtes étaient les plus utilisées, mais il manquait des données quantitatives
• L’ajout continu de nouveaux composants pour chaque projet a aggravé le problème du manque de place
• Des alternatives complexes comme RFID, codes-barres et tableurs ne convenaient pas
• En cherchant une méthode simple et durable, découverte sur AliExpress d’autocollants à points bon marché

La règle d’un point par jour

• Achat d’autocollants ronds colorés de 6 mm à coller sur chaque boîte
• Règle : à chaque ouverture d’une boîte, ajouter un seul point par jour
  • Même si la boîte est ouverte plusieurs fois dans la même journée, un seul point est ajouté
• Distinction des années par couleur permettant un suivi sur au moins 10 ans
• La correspondance couleur-année est notée à la main et conservée dans un classeur de référence technique
• La méthode reste assez simple pour être appliquée chaque jour sans base de données ni application

Formation de l’habitude et retour visuel

• Les autocollants sont placés à plusieurs endroits de l’espace de travail pour améliorer l’accessibilité
• Le geste de coller un point s’est installé comme une habitude relevant presque de la mémoire musculaire
• Les points eux-mêmes servent de rappel visuel, ce qui encourage une utilisation continue
• Le système visuel est devenu assez clair pour que même les visiteurs comprennent facilement la signification des points

Ce que les points ont révélé

• En 4 ans, les résultats ont clairement mis en évidence la fréquence d’usage et les composants importants
• Boîtes avec beaucoup de points : colles, rubans, autocollants, connecteurs génériques, batteries, aimants, LED, convertisseurs d’alimentation, câbles USB-C, condensateurs, résistances, outils, cartes SD, patins en caoutchouc, fixations, etc.
• Point commun : de nombreux composants génériques utilisés dans presque tous les projets
• À l’inverse, des éléments comme les capteurs, fusibles, modules piézo, connecteurs spécialisés, inductances et modules LCD étaient rarement utilisés
• Même des équipements avancés comme oscilloscopes, générateurs de fonctions et analyseurs logiques avaient une fréquence d’usage faible
  • Les alimentations avaient beaucoup de points, mais l’oscilloscope n’en avait reçu que 5 en 4 ans

La hiérarchie entre boîtes et sachets

• Après trois générations de sachets zip transparents pour explorer les composants à l’intérieur des boîtes, le choix final s’est porté sur des sachets transparents épais
• Le système est comparé à un système de fichiers
  • boîte = répertoire, sachet = sous-répertoire, composant = fichier
• En s’inspirant des principes du système Johnny Decimal, environ 10 sachets sont conservés par boîte
• Tous les sachets portent une étiquette manuscrite et une date
• La date agit comme un critère universel permettant un tri basé sur le temps

Organisation de l’espace selon la fréquence d’usage

• Les données des points servent à une sectorisation en trois niveaux : hot, warm et cold
  • Hot : boîtes fréquemment utilisées, dans un rayon de 15 pieds autour du bureau
  • Warm : boîtes utilisées occasionnellement, stockées à l’intérieur
  • Cold : boîtes inutilisées depuis longtemps, déplacées vers un espace de stockage extérieur
• Exemples de stockage cold : pompes, actionneurs piézo, moteurs linéaires, etc.
• Les boîtes restées longtemps sans point deviennent des candidates au don ou à la vente
• Lors de l’arrivée de nouveaux composants, les boîtes sans points sont retirées pour maintenir l’équilibre

Leçons tirées de 4 ans de pratique

• L’usage de boîtes transparentes uniformes facilite le remplacement et l’extension
• Les étiquettes doivent être placées sur la face avant ; les étiquettes sur le couvercle sont inefficaces quand les boîtes sont empilées
• Noter une date sur tous les éléments devient utile comme archive personnelle à long terme
• Utiliser des sachets transparents épais et des étiquettes manuscrites
• Les planches d’autocollants doivent rester à portée de main ; il faut pouvoir coller un point en moins de 2 secondes pour que l’habitude tienne
• Il faut inclure tous les éléments dans le système ; ne gérer qu’une partie réduit sa valeur
• Pas besoin de points pour les outils manifestement très utilisés ; le système s’applique surtout aux éléments ambigus
• Affiner les catégories ; les boîtes de pièces aléatoires produisent des données sans valeur
• Le temps fait émerger les motifs : au bout d’un an, ils deviennent visibles, et après deux ans, ils sont fiables
• Le système évolue avec son utilisateur et reste une structure souple, non un modèle figé

Conclusion

• Un système de gestion des composants auto-évolutif construit avec des autocollants à points à 3 $ et 4 ans de temps
• La seule répartition des points forme une base de données visuelle permettant de lire l’espace, le temps et les habitudes d’usage
• Un exemple qui démontre que la simplicité est ce qui rend un système durable

[GN⁺]

Commentaires sur Hacker News

• Quand je vois qu’il n’y a aucun point, je me demande si on jette réellement quelque chose
  C’est ça, la partie vraiment difficile

• J’utilise une méthode similaire pour mes livres
  Un point sur le dos signifie que je l’ai lu attentivement en prenant des notes
  J’aime écrire des commentaires dans les marges, donc un livre avec un point est un livre « consommé » que je peux donner ou prêter sans problème
  Plusieurs points indiquent un livre que je relis souvent. Je prends des notes avec une encre d’une couleur différente à chaque fois, et j’écris la date avec cette même couleur

  • J’ai déjà emprunté à la bibliothèque un roman de SF dans lequel quelqu’un avait laissé dans les marges des notes très détaillées de critique scientifique
    L’écriture était parfaite, avec de tout petits caractères et même des schémas, et c’était plus agréable de lire ces notes que le livre lui-même
  • Parfois, ce genre de notes marginales (marginalia) est plus intéressant que l’œuvre
    Voir l’article Wikipédia sur les marginalia

• Au Royaume-Uni, j’utilise des Really Useful Boxes (RUBs)
  Elles sont transparentes et solides, et ne se cassent pas facilement même après des années. Leur ouverture frontale est pratique sur des étagères, et le gros avantage est cette continuité : on peut racheter le même modèle plus tard
  En revanche, comme elles n’ont pas de rebord saillant, on ne peut pas fabriquer ce type d’étagères flottantes

  • Sur l’étagère derrière moi, il y a 21 RUB contenant 42 000 spécimens de mouches épinglés
    Les spécimens sont rangés dans de petites boîtes transparentes, et les photos ainsi qu’un fichier CSV d’identification sont sauvegardés dans un dépôt GitHub
    Les RUB m’ont permis de gérer cette immense collection de façon méthodique
  • Je pense que la possibilité d’en racheter à l’avenir est une fonctionnalité sous-estimée. C’est aussi pour ça que j’utilise les contenants alimentaires IKEA
  • J’ai utilisé des boîtes Wham Plastics et IKEA, mais il me fallait absolument une ouverture frontale. Merci pour la recommandation des RUB
  • Notre garage est aussi rempli de RUB 50L. Même après 10 ans dans le climat rude du littoral, elles ont presque l’air neuves
  • Si les points deviennent si nombreux qu’ils rendent la boîte opaque, il vaudrait mieux changer de couleur et faire un renouvellement générationnel des points

• Ce système DIY est vraiment intéressant, et j’aime bien la métaphore du tableau de bord

• C’est intéressant, mais j’ai l’impression que ça résout le mauvais problème
  Par exemple, je sais déjà qu’une sorbetière n’a pas servi depuis 5 ans. Le vrai problème, c’est « quand j’aurai envie de m’en resservir »

  • J’ai le même dilemme. Dès que je me dis que je vais jeter quelque chose parce que je ne m’en servirai sans doute pas, j’en ai besoin un mois plus tard
    Surtout pour les câbles : dès que je les jette, il me les faut. Au final, les points donnent surtout l’illusion de faire quelque chose plutôt que de résoudre le problème
  • Si cette obsession s’aggrave, ça peut mener à de l’accumulation compulsive (Hoarding)
    Pour faire de la glace sans sorbetière, voir cette vidéo et cette vidéo sur le principe scientifique
  • Cinq ans, ce n’est pas une longue période. Moi, je m’inquiète encore d’avoir besoin d’objets que je n’ai pas utilisés depuis 25 ans
  • Si on lit la fin de l’article, les points indiquent la fréquence d’utilisation et servent de critère pour ajuster la distance par rapport à l’espace de travail
    Les objets peu utilisés partent au stockage, mais on finit parfois par les réutiliser plus tard
  • En réalité, il n’a pas jeté les objets, il les a déplacés en « cold storage ». C’est une stratégie pour garder l’espace principal propre

• Le système en lui-même est excellent
  Mais j’aimerais bien une version électronique
  Il n’y a pas que la valeur informative des points : il y a aussi la valeur du processus qui consiste à les coller. Ça introduit une friction qui pousse à repenser son environnement
  En revanche, je n’aime pas voir mes objets couverts d’autocollants. Donc si on pouvait remplacer ça par du tagging en AR, ce serait idéal.
  La confidentialité pose problème, mais dès que le calcul local sera assez bon marché, j’aimerais vraiment essayer

  • Une version électronique m’attire aussi. Selon ce qu’on suit, on peut utiliser des codes-barres ou des patchs RFID
    Pour mes boîtes de composants, j’utilise une base de données électronique plutôt que des points. Pour les composants montés sur PCB, on peut suivre automatiquement la fréquence d’utilisation
    Le total des points est utile, et les comparaisons d’une année à l’autre permettent d’identifier des schémas d’usage
  • Le plus simple serait sans doute de scanner les gros objets avec des tags NFC pour enregistrer un log
  • On peut voir l’atime du système de fichiers comme une version électronique. L’option noatime permet aussi de réduire le coût
  • On pourrait aussi tout enregistrer avec une caméra, puis laisser un modèle comme Gemini organiser ça en événements
    Si la confidentialité vous inquiète, les LLM locaux seront bientôt assez puissants

• Les points sont aussi très courants dans la gestion professionnelle d’entrepôt
  En ajoutant un point à chaque inventaire, on repère facilement les vieilles boîtes ou les stocks à rotation lente
  Même avec un système électronique, la rotation FIFO est souvent mal appliquée
  J’empile aussi des boîtes de composants électroniques dans mon garage, et quand je répare une alimentation en panne et que je peux utiliser un condensateur que j’avais déjà, c’est vraiment satisfaisant

• C’est propre, mais ça me fait rire parce que le bureau ressemble à des traces de varicelle

  • Et en plus, la disposition bancale des boîtes sur la photo (knolling nightmare) rend la scène encore plus chaotique

• Pour moi, le plus difficile n’est pas de me souvenir du nombre d’utilisations, mais de prendre le temps de trier et de jeter

  • Mais ce système pourrait quand même aider
    Par exemple, s’il y a 10 boîtes et qu’on met un point à chaque utilisation, au bout d’un an il suffit de jeter les 2 qui n’ont aucun point.
    Autrement dit, ça réduit de 80 % le périmètre du tri
  • J’ai moi aussi dû vider toute une maison après un incendie de cuisine, et on a jeté l’équivalent de deux grandes bennes
    Au final, l’essentiel est de se mettre mentalement en « mode jeter »
  • La deuxième phrase devrait employer « is » et non « isn’t »
  • Donc, en fin de compte, ça nous ramène à la question de savoir quelle est vraiment la partie difficile

• Si vous trouvez ça moche, vous pouvez transformer les points en système de niveaux
  Par exemple, la 1re année en vert, la 2e en bleu, la 3e en orange, la 4e en violet et la 5e en rouge
  La 6e année, rouge + vert ; la 7e, rouge + bleu, et ainsi de suite en cycle
  Comme ça, même après 10 ans il n’y a jamais plus de deux points, et on peut aussi visualiser les années