Les preneurs de notes IA se multiplient dans les réunions Zoom, et les employés évitent d’y assister

• Les preneurs de notes IA deviennent de plus en plus courants, au point que la réalité de réunions avec plus de robots que de participants humains s’impose peu à peu
• De nombreux salariés ne participent plus directement aux réunions et confient à des bots IA l’enregistrement, la prise de notes et le résumé, ce qui permet de gagner du temps tout en soulevant de nouvelles questions de savoir-vivre au travail et de vie privée
• Les principales plateformes de réunion (Zoom, Teams, Google Meet) intègrent des fonctions de prise de notes par IA, et divers services comme Otter.ai ou Fathom permettent aussi de capturer les réunions via des agents IA
• Les preneurs de notes IA ne peuvent pas prendre la parole, mais peuvent enregistrer à la place d’un participant réel ; à l’avenir, des IA de type « jumeau numérique » plus avancées pourraient même assister et agir entièrement à la place d’une personne
• Avec la généralisation de l’enregistrement et de l’archivage, les inquiétudes et les évolutions autour de la vie privée, des risques juridiques, de la perte de sens et d’une redéfinition de la valeur même des réunions coexistent

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La banalisation des preneurs de notes IA et les changements en cours

• Un participant raconte avoir vécu une réunion Zoom avec plus de bots IA que d’humains
  • Certaines IA servent d’assistants aux participants, d’autres sont utilisées comme présence déléguée pour des absents
  • Il admet que, même s’il dit vouloir « parler à des humains », il lui est arrivé d’envoyer une IA à sa place

• Depuis la pandémie, avec la généralisation du télétravail et des visioconférences, la culture des réunions continue d’évoluer, entre caméras et micros coupés, ou présence déléguée
• Zoom, Teams et Google Meet proposent par défaut des fonctions de transcription et de résumé basées sur l’IA, et diverses applications comme Otter.ai sont aussi utilisées comme agents IA de réunion
• Récemment, ChatGPT a lui aussi ajouté une fonction de notes de réunion (record mode)

Comment la présence déléguée par IA transforme les relations humaines et les normes sociales

• Le fait que l’IA se charge de l’expérience et de l’enregistrement à la place des participants constitue une évolution naturelle vers une société où tout est enregistré
• Allie K. Miller, CEO d’Open Machine, souligne que le fait d’évoluer dans un environnement constamment enregistré modifie déjà le comportement humain
  • Elle conseille de « couper le preneur de notes IA pendant les 5 dernières minutes d’une réunion » : c’est à ce moment-là que les gens deviennent plus francs et que les vraies discussions ont lieu
  • Elle insiste sur le fait qu’il faut toujours garder à l’esprit que chaque parole peut être enregistrée et partagée à tout moment

• Des expériences de réunions sans aucun humain réel, comme des réunions Zoom où seuls des preneurs de notes IA sont présents, deviennent elles aussi de plus en plus courantes
• L’avocat Joshua Weaver estime que les outils IA d’enregistrement augmentent les risques juridiques (écoutes, confidentialité des données, sécurité, etc.)
  • Aux États-Unis, l’enregistrement est généralement possible avec le consentement d’une seule partie, mais certains États (comme la Californie) exigent l’accord de tous les participants
  • Certains preneurs de notes n’apparaissent même pas dans la liste des participants et collectent uniquement l’audio de façon invisible

Surcharge informationnelle et interrogation sur la nature même des réunions

• Liz Henderson, consultante stratégique britannique, s’inquiète du fait que les preneurs de notes IA laissent derrière eux une masse de traces difficile à gérer sur le plan de la vie privée
  • Elle exprime son malaise après avoir vécu l’expérience de voir le contenu de ses conversations exposé publiquement
  • Elle souligne aussi les enjeux de conformité au RGPD européen, ainsi que le droit à l’effacement des données

• Neal Shah, CEO de CareYaya, estime que si les comptes rendus s’accumulent au point de devenir impossibles à résumer ou à analyser, l’information perd son sens

• Une réunion remplie de preneurs de notes IA peut être perçue comme un signal de désengagement de la part des participants
  • Un proviseur insiste sur le fait que, « pour les réunions nécessitant des décisions importantes, tout le monde doit y assister en personne et donner son avis »

• En définitive, cela amène aussi les organisateurs à se demander si une vraie réunion est réellement nécessaire, ou si un e-mail ou une note suffiraient

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Et si on ouvrait un forum sur la nature même des réunions ? On pourrait y examiner les questions éthiques, mais aussi des approches pratiques — faut-il voir cela comme une crise ou comme une opportunité, et comment l’exploiter ? Je me demande aussi ce qu’il en est du point de vue de la sécurité de l’information. Pour les designers, si une intégration en temps réel permettait de présenter des références et que le simple fait d’énoncer des mots suffisait à visualiser une idée et à la partager instantanément avec les participants, cela ne deviendrait-il pas une forme aboutie de DX/AX pour le secteur du design ? ... Personnellement, cela me semble être une évolution positive, mais sur le plan de la sécurité, la grande question sera surtout de savoir comment s’y préparer.

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J’ai l’impression qu’il suffirait de ne pas faire de réunions à sens unique qui ne nécessitent aucune interaction.

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Avis Hacker News

• Lien d’archive

• Ces réunions ont une densité d’information si faible que, même résumées par une IA, j’ai l’impression qu’elles ne valent absolument pas mon temps. Ce n’est pas tant de l’élitisme qu’une tendance des managers intermédiaires ou bas à convoquer sans cesse des réunions pour justifier leur propre existence. Donner des consignes oralement renforce leur autorité, alors qu’un document écrit révèle les failles, donc ils n’aiment pas ça. Je pense que la plupart des réunions existent pour compenser une capacité d’écriture médiocre.

  • Si la densité d’information est faible, c’est parce que la réunion n’a pas pour but de transmettre de l’information. Sa vraie fonction, c’est la gestion des relations. Si on ne perçoit pas au moins implicitement cette ambiance, il est difficile de devenir manager. Le sujet réel de la discussion est secondaire. Cela sert à confirmer la hiérarchie, détecter la loyauté ou des signes de rébellion, renforcer les liens ou apaiser les conflits. C’est pour ça que les personnes qui font réellement le travail détestent les réunions, tandis que celles centrées sur la carrière les aiment. J’exagère un peu, mais c’est pour être clair. Et il existe des situations encore pires. Certains managers lancent des réunions simplement parce qu’ils s’ennuient vraiment. Ils appellent déjà quelqu’un pour un « petit point rapide » avant même de monter en voiture pour aller à une réunion.
  • « La plupart des réunions existent à cause d’une mauvaise écriture » n’explique pas tout. Certaines personnes ne disent absolument rien tant qu’on ne leur pose pas directement une question. Il faut leur demander en réunion où elles en sont pour qu’elles disent enfin : « Je suis bloqué sur X », alors qu’elles le sont parfois depuis deux jours déjà. Quand on leur demande pourquoi elles n’ont pas simplement demandé de l’aide, elles répondent qu’elles hésitaient. Les réunions créent aussi un cadre qui pousse ce type de personnes à s’exprimer.
  • Avant, je pensais que les réunions en entreprise avaient une faible densité d’information. Puis j’ai assisté pour la première fois à une réunion de parents en maternelle, et j’ai changé d’avis. Deux heures et demie de plaintes inutiles, sans la moindre décision ni information utile. En ce moment, on prépare même une fête de parents d’élèves pour quelque chose qui pourrait se régler vite fait, mais ça fait déjà plusieurs jours de Skype, WhatsApp et d’agitation permanente.
  • Il y a une différence énorme entre les dirigeants qui laissent des traces écrites et ceux qui n’en laissent aucune. Étonnamment, il est très courant que l’absence quasi totale de notes soit la norme. D’après mon expérience, ce type de dirigeants est étroitement lié à des comportements organisationnels toxiques. Je ne comprends pas pourquoi autant de directions générales tolèrent ce style.
  • Moi aussi, j’ai vécu beaucoup de réunions inutiles. J’ai eu la chance d’en éliminer une grande partie dans la plupart de mes emplois. Il n’y a eu qu’une seule exception, et c’était horrible. Maintenant, à cause des AI note takers, même les bonnes réunions deviennent des pertes de temps. Si un bot de prise de notes IA entre dans la réunion, les gens ne posent plus de questions activement pendant l’échange, puis reviennent avec leurs questions trois heures plus tard. Tout le monde connaît le classique « cette réunion aurait pu être un e-mail », mais peu de gens voient l’inverse : des échanges d’e-mails qui traînent pendant trois jours avec des dizaines de messages auraient parfois pu être réglés en une seule réunion de 30 minutes. Le problème de fond, c’est une culture où chacun veut asynchroniser son propre travail en forçant tous les autres à s’adapter.

• Je suis sûr que certains dirigeants voient ce phénomène et se disent : « Les employés ne viennent plus aux réunions et glandent à moitié, ils jouent peut-être à Mario Kart ? » En réalité, beaucoup sont déjà évalués sur leur présence en réunion, et si on leur retire en plus ce temps-là, ils se retrouvent à devoir tenir des plannings absurdes en étant constamment pressés. Au final, ils essaient juste de dégager du temps pour faire le travail vraiment important. On leur demande donc une chose impossible : ne pas assister aux réunions tout en respectant les deadlines.

  • Les managers vivent eux-mêmes cette contradiction, donc la plupart reconnaissent volontiers qu’il existe énormément de réunions mal gérées. Mais quand des ingénieurs qui n’ont pas assisté aux réunions reviennent un mois plus tard en demandant comment une décision produit importante a été prise, ce n’est pas si simple de leur répondre que c’est justement parce qu’ils n’étaient pas là.
  • Je vois souvent des salles de réunion pleines de gens qui regardent uniquement leur laptop et n’ouvrent presque pas la bouche pendant toute la réunion. En pratique, chacun fait son propre travail tout en gardant un œil sur les autres. Je ne sais pas à quel point c’est efficace. Personnellement, je m’en fiche maintenant. Quand je suis au bureau, je fais semblant d’être à 100 % au travail tout en cherchant mes vacances. En télétravail, je laisse le laptop allumé pendant que je prépare à manger dans la cuisine. Gaspillage de vie.
  • Les hauts dirigeants que je connais sont au contraire orientés résultats et savent bien que l’obsession du taux de présence en réunion relève du show managérial de certains middle managers. Tant que les résultats sont là, ils considèrent que c’est gagnant-gagnant pour les employés comme pour les managers.
  • Je pense que c’est surtout la preuve qu’il y a beaucoup plus de cas où l’on peut sérieusement douter de la valeur réelle apportée aux participants. Je vois souvent des organisateurs meubler ou bavarder juste pour remplir le créneau. Certains veulent simplement occuper l’horaire.
  • C’est exactement le même profil que les dirigeants ou managers obsédés autrefois par la présence physique au bureau.

• Dans notre entreprise, on a commencé à utiliser des AI note takers même pour les entretiens. Honnêtement, je n’y faisais pas trop confiance, mais je n’avais pas vraiment le choix. Ce qui m’a surpris, c’est la quantité excessive de choses enregistrées. On se retrouve avec des centaines de bullet points, et relire tout ça est encore plus fatigant. En plus, avec l’accent des candidats ou des problèmes audio, il y a beaucoup d’erreurs. En substance, la saisie brute des notes disparaît, mais je dois quand même réécrire moi-même mes impressions personnelles. Je n’y vois pratiquement aucune vraie valeur. Il ne reste qu’un côté gadget peu utile.

  • Ça donne l’impression d’imiter le travail humain, mais en le développant mécaniquement avec beaucoup de redondance. Il lui manque cette intuition propre à l’humain qui sait extraire l’essentiel et écarter l’inutile.

• Tout le monde ici dit « écrire > parler », mais le fait important, c’est que plus de 80 % de la population — et probablement une grande partie des ingénieurs logiciels aussi — déteste sincèrement lire et écrire. La lecture est perçue comme un devoir, et à l’université beaucoup n’ont lu que des résumés de leur dernier livre. L’écriture n’est pas vue comme un moyen de communication, juste comme un nombre de mots à remplir. Quand on regarde les phrases qu’ils produisent, on sent qu’ils se moquent du contenu et attendent juste que ce soit terminé. C’est ça, la réalité. C’est aussi pour ça qu’on entraîne chatGPT à résumer en bullet points et que les gens s’obsèdent pour PowerPoint. Beaucoup sont réellement intimidés par un simple paragraphe. Et comme ce sont nos collègues, il faut bien adapter notre manière de communiquer.

  • Pour être un peu plus indulgent, je dirais que les gens ne détestent pas tant lire et écrire qu’ils en sont déjà saturés au travail. E-mails, notes de réunion, présentations, messages sans fin, sans parler du code et de toute la documentation. Tout le monde est lassé, épuisé. On peut donc aussi penser qu’il faudrait pousser l’écriture à être plus concise et plus propice à la réflexion. Il y a un espoir que l’IA puisse contribuer dans ce sens.
  • L’écriture sert à structurer la pensée et impose une progression linéaire, tandis que la parole permet d’explorer plus librement des idées moins abouties. Les deux ont leur place dans la collaboration. Moi aussi, je me suis souvent assoupi dans des réunions inutiles sans contexte où l’on remplit juste la liste des participants. Les résumés IA doivent probablement faire le même effet. Pour une réunion inutile, ni l’un ni l’autre ne sert à grand-chose.
  • Pour moi, l’écoute et la parole sont encore plus une corvée. Et la plupart des gens n’y excellent pas non plus. Je pense que lire, écrire, écouter et parler ont chacun leur contexte utile. Les gens qui n’aiment pas lire attendent juste que ça se termine ; dans une conversation, s’ils n’ont pas envie d’écouter, ils font semblant d’être attentifs et il n’en reste rien. L’avantage de l’écrit, c’est qu’on peut toujours y revenir. Il y a aussi moins de risque de déformation du sens comme dans le téléphone arabe.
  • Je suis d’accord pour dire que l’écriture vaut mieux que la parole, mais dans le sens qui me convient. Je préfère largement prendre moi-même les notes de réunion. Mieux vaut mes propres erreurs, dont je peux au moins assumer la responsabilité, qu’une IA qui se trompe sur les noms ou les mots-clés. Quand plusieurs personnes taguent et documentent en temps réel, on conserve mieux la collaboration, le contexte et l’ambiance de la réunion. L’IA est sans doute forte sur les tâches répétitives, mais personnellement je ne trouve pas la prise de notes si ennuyeuse.

• D’après mon expérience, la plupart des réunions sont en réalité des « présentations ». On force les gens à regarder en direct une vidéo qu’ils pourraient très bien consulter plus tard de manière asynchrone. Mais par tradition, on convoque tout le monde, il faut applaudir et réagir, dans une situation assez absurde.

  • Dans l’ancienne startup que j’avais fondée, on essayait de n’inviter aux réunions que le petit nombre de personnes réellement nécessaires. Mais dès qu’une invitation circulait, d’autres se vexaient de ne pas avoir été inclus, et une réunion à 4 finissait par gonfler à 15 personnes. La plupart n’étaient pas vraiment concernées, ou alors la discussion était encore trop préliminaire pour elles, mais elles se vexaient si elles n’étaient pas invitées, puis se plaignaient ensuite qu’il y avait trop de réunions. C’était exaspérant.
  • Ce n’est pas qu’une simple habitude : l’une des motivations, c’est aussi de créer une connaissance commune et un accord implicite autour du fait que tout le monde a reçu la même information.
  • Comme l’auteur le partage dans son exemple, ce n’est pas seulement un problème de présentation. Lors de certains entretiens, la personne en face envoie juste son AI note taker et ne se présente même pas elle-même à l’entretien. Autant annuler ; c’est incompréhensible. Plus globalement, il faudrait bien plus souvent critiquer les réunions inutiles, les humains inattentifs et les participants en multitâche qui sont présents sans apporter de contenu réel. Si j’étais facilitateur, je demanderais franchement si cela a encore de la valeur quand les gens ne sont pas concentrés ou peu impliqués ; et si ce n’est pas utile, j’arrêterais immédiatement, ou je passerais à un meilleur ordre du jour, à un traitement asynchrone, voire à rien du tout. Dès que ça ne vaut plus rien, je refuse d’en faire une perte de temps.
  • J’ai déjà vu un VP faire une répétition de présentation pour des dirigeants. Il présentait un « tous les indicateurs sont au vert », et le lendemain on annonçait des licenciements et une restructuration.
  • Même les stand-ups finissent souvent par être de mini-présentations où chacun dit à tour de rôle ce qu’il va faire, sans vraie discussion. Les équipes qui postent simplement leur statut de façon asynchrone sur Slack, ou qui ne parlent qu’entre collègues concernés si besoin, ont un niveau de satisfaction bien plus élevé.

• Le symptôme typique d’une très mauvaise réunion, c’est quand la transmission d’information devient le but de la réunion elle-même. En réalité, il faudrait partager les informations à l’avance et réserver la réunion uniquement à la collaboration et à la résolution de problèmes ; on gagnerait du temps et on n’aurait même pas besoin d’AI note taker. Mon principe, c’est « no agenda, no attenda ». À l’ère du remote, les réunions interminables sans véritable ordre du jour sont devenues beaucoup trop fréquentes, au sommet de l’inefficacité.

  • J’applique ce principe (« no agenda, no attenda ») depuis trois ans. Certains le prennent de manière hostile, mais quand on l’applique vraiment, la qualité des réunions monte clairement, quel qu’en soit le nombre. Les équipes qui fonctionnent bien ne remplissent pas forcément une heure entière : elles restent concentrées sur le fond et, une fois terminé, elles produisent tout de suite une synthèse claire des points essentiels. Efficacité maximale.
  • Ces grandes réunions à répétition, sans but ni plan, existaient déjà partout il y a 20 ans à l’époque du bureau classique.
  • J’adore vraiment l’expression no agenda, no attenda.
  • Ces réunions pourries étaient même pires autrefois, à l’époque du tout-présentiel.

• Un vrai cauchemar. Toute la semaine, des réunions mal définies s’enchaînent, et chacun essaie surtout de se couvrir. Maintenant, en plus, on n’y assiste même plus et on laisse l’IA résumer à notre place. Si on devait écrire le prompt réel, ce serait quelque chose comme : « Dis-moi si ça m’impacte, et si je dois faire quelque chose pour protéger mes intérêts, préviens-moi. » Mon principe est simple. Les réunions servent à prendre des décisions, et seules les personnes concernées par ces décisions doivent y assister. L’ordre du jour et les points clés doivent être partagés à l’avance, et le temps passé ensemble doit être consacré uniquement à la décision. Si ça prend 10 minutes, la réunion dure 10 minutes. Les bavardages, le networking, les présentations, le reporting, le brainstorming, etc., doivent être séparés et clairement étiquetés. Les événements et la participation doivent eux aussi avoir une raison explicite. Ces règles fonctionnent très bien. On coupe aussi à la source les e-mails en CC inutiles : pas de CC s’il n’y a ni demande ni réponse attendue, afin de garantir du temps de travail sans interruption. Mais quand une couche de managers incompétents empêche de respecter ce type de principes, c’est désolant.

• Ça me rappelle le film Real Genius. Les étudiants laissent juste des magnétophones dans l’amphi, puis plus tard le professeur se contente lui aussi de diffuser des cours enregistrés. Une structure complètement absurde. Cette scène culte sur YouTube

• J’utilise sérieusement des outils de prise de notes IA depuis peu, et personnellement je les trouve vraiment utiles. Il suffit de créer un compte pour qu’un robot rejoigne automatiquement la réunion et enregistre pratiquement tout. C’est particulièrement efficace quand plusieurs personnes avec des accents et des environnements sonores variés participent. J’ai l’impression que ça m’a sauvé des milliers de fois. Rien qu’en lisant le résumé ou la transcription complète de la réunion, je gagne bien plus en efficacité qu’en y participant directement.