Commencez les réunions 5 minutes après l’heure
(philipotoole.com)- L’auteur, engineering manager chez Google, fait fonctionner son équipe en démarrant toutes les réunions avec 5 minutes de retard au lieu de commencer pile à l’heure
- Prendre l’habitude de commencer les réunions 5 minutes après l’heure (:05, :35) est plus efficace pour réduire la fatigue liée aux réunions en chaîne que d’essayer de les terminer 5 minutes plus tôt
- Plutôt que de tenter de finir plus tôt pour la réunion suivante, quand l’heure de fin officielle tombe juste à l’heure, une pression sociale pour ne pas dépasser l’heure pile s’exerce naturellement
- Cette courte pause améliore la concentration et le sentiment de stabilité des participants, et dans les faits, les personnes arrivent bien à la nouvelle heure de début
- Cette méthode s’est naturellement diffusée dans toute l’organisation et se maintient mieux justement parce qu’il ne s’agit pas d’une règle imposée
- Un exemple de petit changement d’habitude qui améliore l’efficacité et l’ambiance d’une équipe
L’expérience consistant à retarder de 5 minutes le début des réunions
- L’auteur, engineering manager chez Google, fait en sorte que son équipe commence toutes les réunions 5 minutes après l’heure prévue
- Exemple : une réunion de 13 h commence à 13 h 05, et une réunion de 13 h 30 à 13 h 35
- Cette approche est plus efficace que d’essayer de terminer les réunions 5 minutes plus tôt
- Les réunions finissent souvent en retard, ce qui empiète sur la suivante
- En revanche, décaler l’heure de début permet de garantir naturellement une courte pause
Pression sociale et effets sur la gestion du temps
- Il existe une pression sociale pour que les réunions se terminent à l’heure pile (ou à la demi-heure)
- Cela évite qu’une réunion n’empiète sur l’heure de début de la suivante
- Grâce à cette pression, une courte pause est assurée, et les participants peuvent rejoindre la réunion suivante avec plus de marge
Réaction des participants et changements concrets
- Les participants respectent ce nouvel horaire et arrivent à l’heure
- Contrairement aux craintes, il est rare qu’ils arrivent encore plus tard, à 13 h 07 par exemple
- Même si le début des réunions est décalé, il n’y a en pratique presque aucune perte de temps réelle, car auparavant déjà, les réunions ne commençaient pas exactement à l’heure
Diffusion dans l’organisation et autonomie
- Cette méthode s’est propagée spontanément dans toute l’organisation
- Ce n’est pas une règle propre à une équipe précise, mais une pratique qui s’est installée naturellement
- Comme il ne s’agit pas d’une règle imposée, elle peut être appliquée avec souplesse selon les emplois du temps de chacun
- Comme l’horaire de la réunion suivante d’un collègue n’est pas toujours connu, la plupart des réunions se terminent à l’heure
Conclusion : la valeur des petites habitudes
- Comme un bon code, une bonne équipe se construit dans le soin apporté aux détails
- Le simple fait de ménager 5 minutes de battement entre deux réunions améliore la qualité de la journée
- « Essayez-le vous-même, et vous sentirez que votre journée s’améliore »
3 commentaires
Une approche étonnante et ingénieuse.
Ça me paraît bien.
Avis Hacker News
Pendant la pandémie, notre entreprise a testé le principe de commencer les réunions 5 minutes après l’heure
L’analyse des données a montré qu’au début, les réunions se terminaient à l’heure, mais qu’après quelques semaines elles ont recommencé à déborder
Les managers partaient à l’heure, mais les IC (Individual Contributors) avaient tendance à rester pour prolonger la discussion
Le sondage montrait aussi que les managers préféraient ce système, tandis que les IC y étaient plutôt opposés
Au final, c’était surtout parce que les managers au planning chargé voulaient un court moment de pause, et nous sommes finalement revenus au système initial
Le fait que les IC poursuivent la discussion sur les détails me semble plutôt être le signe d’une bonne collaboration
En tant que manager, je demande : « Est-ce que je dois rester ? », et on me répond le plus souvent « non »
En pratique, cela revient à avoir deux réunions qui s’enchaînent, et le vrai problème vient de la structure du calendrier
Ce que les données captent, c’est en fait un phénomène proche des discussions de couloir après la réunion
Pour les personnes qui passent leur journée entière en réunion, cela me semble être une marge de respiration personnelle raisonnable
En revanche, certains managers arrivaient simplement avec 5 minutes de retard à chaque fois, et c’était franchement agaçant
C’est intéressant de voir que cette préférence vient de la différence de densité des emplois du temps
Je suis plutôt de l’avis que les réunions doivent commencer à l’heure
Les gens finissent par apprendre et arrivent à l’heure
Les tentatives de manipulation psychologique ne font au final que créer un jeu autour de l’horaire
Vouloir corriger cela revient à ignorer la réalité
Au début, c’était déroutant, mais une culture de réunions courtes et productives s’est vite installée
Trente ans plus tard, je pense toujours que cette méthode reste valable
Cela crée donc une culture où tout le monde arrive en retard
Une fois, un SVP a commencé pile à l’heure, et je suis entré avec 49 secondes de retard en ayant déjà raté le début
À l’inverse, une autre équipe avait pris l’habitude de commencer avec 5 minutes de retard, et cela a au contraire fini par mettre tout le monde en retard
Au final, une culture où l’on commence à l’heure et termine à l’heure était bien plus efficace
J’ai essayé plusieurs fois, mais le fait de commencer 5 minutes en retard pose un vrai problème d’UX de calendrier
La plupart des applications de calendrier affichent visuellement les événements à l’heure pile, ce qui crée de la confusion
La moitié des gens se connectent à l’heure, l’autre moitié 5 minutes plus tard, et entre les deux il y a un temps mort
Résultat : certains partent chercher un café, d’autres discutent, et finissent même par manquer le début effectif 5 minutes plus tard
Dans le milieu universitaire européen, ce concept existe depuis longtemps — Academic Quarter
Dans notre entreprise aussi, on commence avec 5 minutes de retard, et au final les réunions se terminent 5 minutes plus tard
Le fait qu’une réunion remplisse systématiquement tout le créneau prévu est en soi un symptôme d’organisation
Une bonne culture de réunion devrait au contraire conduire souvent à finir plus tôt
Si on commence 5 minutes plus tard sans finir 5 minutes plus tôt, on finit simplement par décaler chaque réunion de 10 minutes
J’aimerais que Microsoft Teams affiche un compteur du coût de la réunion
Si on affichait un coût qui augmente seconde par seconde en multipliant le nombre de participants par le salaire moyen, je pense qu’il y aurait moins de réunions
Une réunion peut sembler être un gaspillage d’argent, mais l’absence de réunion peut aussi faire partir une équipe dans la mauvaise direction
L’important est donc de trouver le bon volume de réunions et leur efficacité
Mais là encore, cela a un coût
Les gens finissent vite par se dire que « de toute façon, une entreprise coûte cher » et deviennent insensibles
Au final, une réunion reste un espace de discussion où il faut prendre des décisions, donc la simple conscience du coût ne change pas vraiment les choses
Je n’ai jamais eu une discipline de réunion très forte, mais la seule chose vraiment efficace a été de commencer à l’heure et finir à l’heure
Les retardataires peuvent regarder l’enregistrement ou lire les notes
Il existe même une anecdote selon laquelle Steve Jobs aurait pris l’avantage dans une négociation avec Lucasfilm grâce à cette manière de faire
Un temps de battement physique pour se déplacer ou aller aux toilettes reste nécessaire dans la réalité
Je pense que la meilleure solution reste tout simplement une culture du respect des horaires
Dans ce cas, il faudrait presque se dupliquer soi-même
Sinon, si on commence 5 minutes plus tard, on crée une culture où les gens arrivent 10 minutes en retard
Un engineering manager disait : « De toute façon, même si on essaie de finir à 1:55, ça déborde jusqu’à 2:00 »,
mais ce n’est rien d’autre qu’un manque de respect pour le temps des autres
Si l’on veut vraiment préserver le temps de pause de ses collègues, il faut garantir ce temps
D’après mon expérience, pour bien gérer les réunions, il faut deux choses
Autrement dit, faire durer une réunion de 60 minutes seulement 50 minutes, en commençant à l’heure et en terminant à l’heure
Les premières minutes servent aux salutations et à la mise en concentration, et les 10 dernières à conclure et synthétiser
Cela crée ainsi un rythme de réunion plus respirable et permet de passer naturellement à la suivante
Je travaille à l’université, où les cours suivent une logique similaire
On fait 50 minutes de cours, puis on laisse 10 minutes pour le déplacement
Les grandes réunions de comité commencent à l’heure, un temps est attribué à chaque point de l’ordre du jour, et si besoin on vote une prolongation
En revanche, contrairement aux réunions d’entreprise, il est souvent impossible de commencer si le supérieur hiérarchique est en retard
L’équipe pourrait travailler sans réunion, mais le supérieur a besoin de savoir où en est l’équipe