Conformité malveillante via la réservation de salles de réunion

• Après que Larry Page est devenu CEO de Google en 2011, il a tenté de corriger la culture des réunions, mais une équipe qui a suivi à la lettre les valeurs par défaut de Google Calendar a mis en évidence une faille dans la gestion des salles de réunion
• Google, qui avait grandi rapidement, était devenu une organisation de 30 000 employés, et Page voulait réduire le nombre de projets pour concentrer “more wood behind fewer arrows”
• La réforme des réunions consistait à désigner un décideur, à limiter les participants à 10 personnes et à ramener les réunions d’une heure à 50 minutes afin de ménager des pauses
• L’équipe Calendar a changé la durée par défaut des réunions en 25 minutes et 50 minutes, mais dans les faits, les réunions continuaient souvent jusqu’à ce que la personne suivante frappe à la porte
• Dans le bureau de NYC, une équipe a réservé le créneau libre de 10 minutes à la fin de chaque heure pour son stand-up, délogeant ainsi les réunions existantes et révélant tel quel l’écart entre la politique et les comportements réels

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La réforme des réunions de Larry Page et les valeurs par défaut de Calendar

• En 2011, Larry Page a remplacé Eric Schmidt au poste de CEO de Google, alors que l’entreprise, en pleine croissance rapide, comptait 30 000 employés
• À mesure que l’organisation grossissait, les projets devenaient plus ambitieux et plus longs, et les échecs se faisaient sentir plus durement
• L’une des premières mesures de Page a été d’arrêter des projets qui n’étaient pas alignés tactiquement ou stratégiquement, afin de se concentrer sur moins de choses
  • Cette orientation a été résumée par l’expression “more wood behind fewer arrows”
  • Par exemple, il a cherché à fermer Google Buzz pour se concentrer sur Google+
• Page a ensuite voulu changer la façon de tenir les réunions via un e-mail adressé à toute l’entreprise
  • Chaque réunion devait avoir un décideur
  • Le nombre de participants devait être limité à 10 personnes ou moins
  • Toute personne présente à une réunion devait donner son avis ; sinon, elle n’avait pas besoin d’y assister
  • Les réunions d’une heure ne devaient durer que 50 minutes, afin de permettre d’aller aux toilettes ou de faire une courte pause
• Par la suite, certaines formulations ont été assouplies pour se rapprocher des caractéristiques des “réunions centrées sur la décision”, mais le malaise demeurait, car toutes les réunions ne sont pas organisées pour prendre une décision
• Lors d’une session de questions-réponses, quelqu’un a demandé s’il fallait changer la durée par défaut des réunions dans Google Calendar de 30 et 60 minutes à 25 et 50 minutes, et Page a répondu “yes”
• L’équipe Calendar a implémenté ce changement, mais dans la réalité, une réunion censée se terminer à 2 h 50 ne se terminait pas facilement et se prolongeait souvent jusqu’à ce que les participants à la réunion suivante frappent à la porte

L’équipe de NYC qui réservait le dernier créneau de 10 minutes

• Une équipe du bureau de NYC a constaté que son stand-up se terminait en environ 10 minutes
• Quand les réunions de 50 minutes sont devenues la valeur par défaut, il arrivait que les 10 dernières minutes de chaque heure restent libres dans le calendrier des salles de réunion
• Cette équipe a commencé à réserver son stand-up dans les créneaux libres de 10 minutes restants sur le calendrier des salles, sans entrer en concurrence avec les réunions par tranches de 30 minutes
• Concrètement, à 2 h 50, quelqu’un frappait à la porte d’une salle de réunion en disant qu’il avait “réservé la salle”
  • La personne à l’intérieur répondait : “Non, il est 2 h 50”
  • La personne à l’extérieur demandait de revérifier le calendrier de la salle, en expliquant que la réunion existante était réservée pour 50 minutes et que son équipe avait réservé les 10 dernières minutes pour un stand-up
  • Les personnes à l’intérieur finissaient par quitter la salle
• Cette méthode relevait d’une conformité malveillante consistant à suivre à la lettre les réservations affichées dans Calendar : l’attente selon laquelle “ce n’est qu’une valeur par défaut, en pratique on comptait utiliser l’heure entière” entrait en conflit avec le fait calendaire que “la réservation actuelle est la nôtre”
• Cette équipe a répété ce comportement deux fois, et on ne sait pas de quelle équipe il s’agissait ni quelles étaient ses motivations

[roxie]

La conformité malveillante ? Quelle stratégie géniale.

[GN⁺]

Commentaires Hacker News

• À l’U of M, ils ont résolu ce problème en faisant officiellement commencer les cours 10 minutes plus tard que l’heure annoncée
  Par exemple, un cours de 10 h à 11 h avait en réalité lieu de 10 h 10 à 11 h, et personne n’arrivait avant 10 h 10
  Techniquement, c’est la même chose, mais les heures pile ont un effet d’ancrage assez fort : rester dans une salle de réunion à 11 h 01 donne beaucoup plus l’impression d’être en retard que d’y rester à 10 h 51

  • Dans les universités finlandaises, et dans d’autres universités européennes, il existe aussi une coutume appelée quart d’heure académique : un événement prévu à 10 h commence en réalité à 10 h 15
    Dans mon souvenir, si l’on écrivait une heure exacte comme 10 h 00, cela voulait dire que ça commençait vraiment à l’heure
    J’ai entendu dire que cela venait de l’époque où les gens ne pouvaient pas facilement connaître l’heure exacte : après avoir entendu la cloche sonner l’heure, on laissait aux étudiants le temps de marcher jusqu’à la salle de cours
  • À Michigan State, un professeur de maths nommé Wade Ramey verrouillait la porte après le début du cours, empêchant les retardataires d’entrer
    Les devoirs devaient obligatoirement être remis agrafés, et il donnait aussi des points négatifs aux exercices
    Si, dans une étape de preuve, on écrivait « je ne sais pas comment faire X », c’était 0 point, mais si l’on écrivait quelque chose de faux, cette partie entraînait une pénalité
    Cela dit, c’était un bon professeur et le cours était agréable
  • En Allemagne et dans d’autres pays, il fut un temps où commencer avec 15 minutes de retard était la norme dans le monde universitaire, et c’était indiqué dans l’emploi du temps par c.t., pour « cum tempore »
    Quand j’étudiais, cela avait déjà été largement abandonné, et il arrivait que l’heure de début soit explicitement indiquée « sine tempore »
  • Cela s’appelle https://en.wikipedia.org/wiki/Academic_quarter_(class_timing.... En général, c’est 15 minutes
  • Dans beaucoup de grandes entreprises tech, cette pratique est aussi en train de devenir rapidement la norme
    Les outils de calendrier internes planifient par défaut les réunions pour qu’elles commencent 5 minutes après l’heure pile ou la demi-heure, et se terminent à l’heure pile ou à la demi-heure, avec possibilité de modifier si besoin
    C’est logique, puisqu’on ne peut pas se téléporter jusqu’à la salle de réunion, et quand on travaille dans ce genre d’entreprise, c’est une politique dont on est reconnaissant à 100 %. Pour les seniors qui enchaînent les réunions toute la journée, cela donne même le temps d’aller aux toilettes
    Si votre entreprise ne le fait pas encore, cela vaut la peine de s’en inspirer, et si vous êtes senior, vous devriez pousser à son adoption. Beaucoup d’outils de calendrier ont une option de tampon par défaut entre les réunions : il suffit de l’activer

• Ce n’est pas vraiment de la « conformité malveillante », plutôt une application rigoureuse
  Une vraie conformité malveillante aurait consisté, pour la même équipe, à réserver la même salle à la suite pour une réunion de 50 minutes puis une autre de 10 minutes

  • C’est plutôt un mot-clé à clics. Si toutes les histoires étaient aussi sages, le genre n’existerait pas
    Au contraire, l’entreprise a optimisé la capacité des salles de réunion et économisé de l’argent, tout en imposant le temps de pause voulu par le CEO
    La seule équipe « malveillante » était celle qui refusait de partir à la 50e minute, et elle ne se conformait même pas à la règle
  • Même cela, il est difficile de l’appeler rigoureux : ils semblent être les seuls, dans l’entreprise, à avoir toute leur tête
    Le plus fautif semble être Page : en apparence, il a pris une décision élégante et progressiste, mais le problème était que ses subordonnés ne pouvaient pas s’opposer à une intervention stupide venue d’en haut ni ignorer une mauvaise politique
    Les deuxièmes fautifs sont les protagonistes de l’histoire, c’est-à-dire les gens qui continuaient à utiliser la salle pendant un créneau non réservé après les 50 minutes de réunion
    C’est naturel. Cela arrive vraiment tout le temps, et cela aurait été pareil même avec une réservation de 2 heures. Mais le point essentiel est qu’ils étaient dans une salle réservée, et que cette réservation n’était pas la leur
  • Je pense pareil. Je croyais que la conformité malveillante de la fin allait consister à réserver 50 minutes, puis 10 minutes supplémentaires
    Utiliser un créneau non réservé, c’est juste réserver une réunion

• Mon chef scout avait cette théorie : chacun donne un sens différent à « 9 h 30 » — pour certains, c’est 9 h 25, pour d’autres 9 h 45 — mais 9 h 32, il n’y en a qu’un
  Il utilisait donc des horaires bizarres, du genre rendez-vous aujourd’hui à 6 h 07

  • Saratoga, en Californie, emploie une méthode similaire
    Sur la portion sinueuse de Quito Road entre Bicknell Road et Pollard Road, la limitation de vitesse est de 25 mph, mais dans les virages plus serrés, il y a des panneaux de vitesse conseillée avec des chiffres comme 17, 19, 21 ou 22 mph, pour attirer l’attention des conducteurs et les faire ralentir
  • Au début, j’ai cru qu’on parlait de mon chef scout. Finalement, les détails étaient différents
    L’heure d’arrivée prévue pour les sorties camping était toujours du genre 9:59am, et dans ce cas les gens arrivaient vers 9 h et quelques, ou au plus tard vers 10 h 10
    Si l’heure d’arrivée prévue était 10 h 00, les gens l’interprétaient comme « dans la tranche de 10 h » et se pointaient à 10 h 45
  • Les horaires bizarres cassent l’habitude de pilotage automatique qui consiste à arrondir à la louche et à arriver en retard

• Si j’avais été dans cette salle, j’aurais plutôt été soulagé
  Dans les réunions de grandes entreprises, sans facteur d’arrêt forcé comme quelqu’un qui frappe à la porte, ça avait souvent tendance à s’éterniser

  • Dans une startup, les réunions étaient étouffantes
    J’avais du code à écrire, mais les gens du marketing et des ventes, alors qu’il n’y avait même pas de produit à vendre, faisaient durer des discussions sans grand intérêt, si bien que je passais la moitié de ma semaine coincé dans des réunions de plusieurs heures
    Un jour, en revenant du déjeuner avec des collègues, on est passés devant une boutique d’horlogerie ; je suis entré, j’ai acheté une horloge à coucou pas trop chère et je l’ai accrochée au mur de l’unique grande salle de réunion
    Toutes les 15 minutes, elle faisait un vrombissement, puis juste avant l’heure pile elle cliquetait et lançait le nombre nécessaire de COUCOU, COUCOU. Les gens du marketing et des ventes la détestaient vraiment, mais les réunions sont devenues plus courtes et moins nombreuses
    Le CEO aimait beaucoup cette horloge, et quand j’oubliais de la remonter, le CEO ou un responsable le faisait à ma place
  • Il y a quelques années, j’ai compris que dans les réunions de plus de 45 minutes, la concentration se rompait
    Donc quand j’animais une réunion, je mettais toujours une limite de temps de 45 minutes. Je ne sais pas si les gens m’en étaient reconnaissants ou s’ils détestaient ça, mais pour moi ça marchait
    Maintenant que je suis en télétravail à 100 %, j’ai la souplesse d’ignorer mentalement les parties des réunions qui ne me concernent pas et d’écrire des commentaires HN pendant ce temps
  • L’article dépeignait les gens entrés dans la salle de réunion comme les méchants, mais moi je compatissais davantage avec eux
    J’ai connu beaucoup plus de réunions d’une heure inutilement longues que de réunions trop courtes
    Dans les organisations où il y a beaucoup de réunions, quand quelqu’un qui les mène les fait durer jusqu’au bout du créneau, voire au-delà, c’est vraiment agaçant
    Ces quelques minutes produisent rarement un résultat qui compense la contrainte de devoir courir à la réunion suivante, ou de choisir entre arriver encore plus en retard et prendre le temps d’aller aux toilettes, boire de l’eau ou grignoter
  • Ma proposition : avoir un ordre du jour, instaurer une règle consistant à le suivre strictement, et s’aider mutuellement à respecter cette règle
    Quand l’ordre du jour est terminé, la réunion l’est aussi
  • Dans plusieurs endroits où j’ai travaillé, au bout de 70 à 80 minutes, quelqu’un avait parfois le courage de se lever, de quitter la salle de réunion et d’imposer une pause
    En gros : si on doit de toute façon rester coincés ici, autant aller aux toilettes et reprendre du café
    Généralement, à ce stade, à cause de la salle étouffante et de la longue réunion, les gens commencent à se répéter
    Quand quelqu’un se lève, ouvre la porte et bouge un peu, et qu’un ou deux groupes entament des conversations parallèles, le reste de la réunion se termine en général rapidement

• La solution au problème des « réunions de 50 minutes qui s’étendent toujours à 1 heure » est de commencer à 9 h 10, par exemple, et d’avoir 10 h comme point de fin psychologique net
  Si on les planifie à 9 h, évidemment personne ne s’arrête à 9 h 50

  • Certains arrivent à l’heure, d’autres en retard. Ça ressemble à une différence de culture, et les uns ne comprennent pas les autres
    Tu disais « évidemment personne ne s’arrête à 9 h 50 », mais moi, c’est exactement ce que je ferais
  • Malheureusement, ce n’est pas une solution
    Comme l’article le souligne à juste titre, les réunions continuent indépendamment de l’horloge murale jusqu’à ce que les personnes suivantes arrivent et vous mettent dehors. C’est une loi universelle des immeubles de bureaux
  • La solution consistant à dire « si on commence à 9 h 10, on a 10 h comme point de fin mental net » ne marche malheureusement pas très bien
    J’ai vu plusieurs fois une réunion prévue à 9 h ne commencer réellement qu’à 9 h 10
    Si elle avait été prévue à 9 h 10, elle aurait probablement commencé à 9 h 20
  • À l’U of M, c’était en pratique la norme pour les cours, et c’était très bien
    Il semble toutefois qu’ils aient mis fin à cette pratique en 2018
    https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
  • Notre équipe a décidé collectivement de commencer toutes les réunions avec 5 minutes de retard et de les terminer aux bornes des demi-heures. Cela revient à faire des réunions de 55 minutes au lieu de 50
    C’est facile à faire respecter, parce que les équipes voisines frappent à la porte aux bornes des demi-heures. On ne peut ni leur en vouloir ni s’en agacer

• Sur ce point, je suis d’accord avec Larry
  Quelqu’un doit mener la réunion, et le résultat attendu — par exemple une décision — doit être obtenu dans le temps imparti
  Si, au bout de 45 minutes, on n’est pas plus près d’une réponse, il me semble qu’il faut attribuer des travaux d’investigation et se réunir à nouveau
  Dans ce contexte, la conformité malveillante est une bonne chose, car elle crée un environnement où, une fois la réunion terminée, tout le monde peut aller aux toilettes

  • Il faudrait aussi un mot pour désigner « le fait que certaines personnes se réunissent pendant un certain temps pour faire quelque chose qui ne consiste pas à prendre une décision précise », et il faudrait pouvoir allouer du temps et de l’espace à ce genre de choses
    Par exemple : les cours, les briefings, les réunions générales typiques, les standups, les séminaires du midi
    Si vous n’avez jamais vécu un standup qui se termine en 45 secondes parce que tout le monde déclare « rien ne me bloque, aucune demande », c’est soit qu’il y a trop de monde au standup, soit que l’organisation subit une pression excessive
  • Je considère que la plupart des réunions sans résultat identifiable sont dépourvues de sens
    Il n’est pas nécessaire que ce soit une décision concrète, mais il faut un résultat tangible. « Les étudiants ont appris la technique X » est un résultat tangible
    Deux personnes sur dix qui parlent pendant 30 minutes sans que rien ne soit consigné, ça ne l’est pas
    Curieusement, je vois plus souvent des réticences à enregistrer ou documenter, et je ne trouve pas du tout que ce soit une bonne dynamique
  • Toutes les réunions ne servent pas à prendre une décision
    Certaines ne sont qu’un moment pour discuter d’un sujet afin que tout le monde ait la même compréhension
  • C’est un peu triste qu’il faille une intervention de politique interne pour des besoins humains fondamentaux comme une pause toilettes

• Je déteste voir une politique explicitement énoncée traitée comme « juste du papier » et ignorée ; ces personnes sont donc mes héros
  Si c’est temporaire ou une phase de transition, je comprends. Ça peut arriver
  Mais si une règle existe depuis longtemps et que l’ignorer est devenu de fait la norme, il faut soit la changer, soit commencer à la respecter

  • Il existe un vieil adage d’instruction civique : les lois méprisées engendrent le mépris de toutes les lois
    Quand les gens s’habituent aux absurdités, tout devient absurde
    Si l’on ne supprime pas ce genre de règles, c’est par peur de blesser les sentiments de quelqu’un. Mais nos sentiments à nous aussi sont constamment blessés ; au fond, la question est donc de savoir de quels sentiments on se soucie

• À la fin des années 90, là où je travaillais, il y avait une manager dont on était plutôt soulagé quand elle organisait une réunion
  Elle planifiait ses réunions sur 50 minutes et, quoi qu’il arrive, les terminait exactement au bout de 50 minutes, puis se levait et quittait la salle
  Une fois, j’ai vu un cadre plus haut placé en plein long monologue ; elle lui a dit poliment mais fermement que le temps était écoulé, a refermé le porte-documents qu’elle apportait toujours en réunion, puis a quitté la salle

  • Cela fait longtemps que je n’ai pas vu de manager avec autant de colonne vertébrale

• La règle selon laquelle « toute personne présente à une réunion doit donner son avis, sinon elle ne devrait pas y être » aurait, dans plusieurs entreprises où j’ai travaillé, supprimé les derniers créneaux disponibles pour corriger les systèmes, refactorer et faire de la maintenance.
  En fait, il m’est même arrivé de demander à mon manager de m’ajouter à une réunion récurrente mensuelle de 2 heures avec plus de 50 personnes, afin de pouvoir refactorer.
  Ça aussi, c’est peut-être une forme de conformité malveillante.

  • À mon avis, une meilleure règle consiste à donner aux gens le pouvoir de se retirer eux-mêmes des réunions inutiles.
    Inviter tout le monde sous prétexte qu’on pourrait avoir besoin d’eux était un vrai problème dans la plupart des grandes entreprises où j’ai travaillé ou avec lesquelles j’ai collaboré.
  • Il suffit d’embarquer d’autres développeurs, de planifier un dev sync de 2 heures, puis de ne tout simplement pas se réunir.
  • Je ne comprends pas du tout. Il suffit de sécher la réunion et de refactorer pendant ce temps-là, non ?
    Si tu as besoin d’une réunion comme prétexte pour empêcher les autres de te prendre ton temps, il est temps de chercher un nouveau poste. C’est vraiment un dysfonctionnement grave.

• C’était peut-être parce que les bureaux étaient différents, mais les réunions de 25 ou 50 minutes étaient assez courantes, et quand quelqu’un réservait une salle, c’était respecté à 100 %.
  Ce n’était pas une question de méticulosité, mais considéré comme une marque élémentaire de courtoisie : respecter les engagements du calendrier de réunions.