La conformité malveillante via la réservation de salles de réunion
(clientserver.dev)- Après l’arrivée de Larry Page au poste de CEO, Google a connu les douleurs de la croissance et une baisse de l’efficacité au travail
- En plus d’abandonner les projets inutiles, il a introduit de nouvelles directives pour améliorer la culture des réunions
- Parmi elles, des politiques comme la limitation des réunions à 50 minutes ont été mises en place, mais elles ont rarement été respectées sur le terrain
- Une équipe a alors réservé officiellement les 10 dernières minutes restantes d’une salle de réunion pour les utiliser réellement
- Cette équipe, en appliquant la règle à la lettre, a révélé l’ironie de la culture et des politiques de l’organisation
La croissance et les changements chez Google
- En 2011, Larry Page prend la tête de Google comme CEO, en remplacement d’Eric Schmidt
- À cette période, Google connaît une croissance fulgurante avec 30 000 employés, les projets deviennent plus vastes et leur risque d’échec augmente
- Yahoo! était auparavant moqué chez Google pour sa structure de décision lente, mais Google a lui aussi commencé à souffrir d’une prise de décision de plus en plus lente
Les mesures de réforme de Larry Page
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Larry Page a massivement supprimé des projets ni stratégiques ni tactiques pour améliorer l’efficacité
- « Plus d’arbres avec moins de flèches » — il insistait sur le principe de concentration des ressources
- Exemple : recentrage sur Google+ après l’arrêt de Google Buzz
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Annonce d’une refonte de la culture des réunions
- Chaque réunion doit avoir un « décideur »
- Limite de 10 participants
- Si tout le monde n’a pas besoin de participer, la présence à la réunion n’est pas nécessaire
- Les réunions d’une heure sont réduites à 50 minutes afin de préserver des temps de pause
- Avec le temps, cette politique a été assouplie pour ne plus s’appliquer principalement qu’aux « réunions orientées décision »
La réalité de la politique sur la durée des réunions
- La durée par défaut des réunions dans Google Calendar a elle aussi été ajustée à 25/50 minutes
- Mais dans la réalité, les réunions ne se terminaient pas à l’heure, au point que les participants de la réunion suivante devaient frapper à la porte pendant qu’elle continuait
- Même à 2 h 50, la salle n’était pas libérée, ce qui créait des frictions avec l’équipe ayant réservé le créneau suivant
L’incident de la réservation de salle de 10 minutes
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Dans le bureau de NYC, une équipe a réservé son stand-up meeting sur les 10 dernières minutes restantes d’une salle de réunion
- Grâce à la politique des réunions de 50 minutes, ces créneaux libres de 10 minutes apparaissaient fréquemment
- L’équipe exploitait efficacement ces petits interstices pour tenir ses réunions
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Cas concret
- À 2 h 50, quelqu’un frappe à la porte en annonçant : « C’est notre créneau réservé »
- L’occupant répond : « Il est encore 2 h 50, c’est toujours mon créneau »
- L’autre équipe prouve alors : « Ces 10 minutes sont bien notre réservation » et prend la salle
- La scène se termine sur un départ contrarié de l’équipe précédente
- Cela montrait à quel point l’application stricte de la politique pouvait produire des situations absurdes
Conclusion et ressenti
- L’intention de départ était bonne, mais elle a produit des résultats peu réalistes dans un environnement de travail concret
- L’identité et les motivations exactes de l’équipe qui a réellement fait valoir cette réservation de courte durée restent un mystère
- Cette anecdote illustre bien l’écart entre exécution, politique et culture dans les grandes entreprises
2 commentaires
La conformité malveillante ? Quelle stratégie géniale.
Commentaires Hacker News
La réunion était censée se terminer à 2:50, mais en pratique ce n’était pas le cas. À l’université du Michigan, ils ont résolu ce problème en faisant commencer les cours officiellement 10 minutes après l’horaire annoncé. Autrement dit, un cours affiché de 10 h à 11 h se déroulait en réalité de 10 h 10 à 11 h. Les gens arrivaient donc à 10 h 10, ce qui créait un effet de repère assez important. La différence de perception quand ça ne finit pas à l’heure est considérable
Dans plusieurs universités européennes, notamment en Finlande, il existait aussi la tradition du « academic quarter » (quart d’heure académique). Si on disait que ça commençait à 10 h, cela signifiait en fait 10 h 15. Si l’horaire était indiqué explicitement à 10:00, alors ça commençait vraiment à cette heure-là. Cette coutume vient de l’époque où il n’y avait pas d’horloges, pour permettre aux étudiants de se déplacer après avoir entendu les cloches
À Michigan State, le professeur de mathématiques Wade Ramey verrouillait la porte de la salle une fois le cours commencé, si bien qu’on ne pouvait plus entrer en retard. Les devoirs devaient obligatoirement être agrafés, et pour certaines erreurs il mettait non pas zéro, mais des points négatifs. Malgré cette rigueur, j’ai beaucoup aimé suivre son cours
La coutume mentionnée plus haut, c’est le « academic quarter ». En général, c’est 15 minutes
En Allemagne aussi, il y avait cette tradition universitaire du « c.t. » (cum tempore, avec le temps), qui signifiait un début avec 15 minutes de retard. Pour moi, c’était déjà une coutume disparue, mais les horaires indiqués « s.t. » (sine tempore, à l’heure) commençaient bien exactement à l’heure dite
Aujourd’hui encore, dans les grandes entreprises tech, les réunions commencent souvent par défaut 5 minutes après l’heure pile ou la demi-heure, tout en se terminant impérativement à l’heure pile ou à la demi-heure suivante. Cela crée un temps tampon pour se déplacer entre les salles et répondre aux besoins physiologiques. Si votre entreprise ne l’a pas encore mis en place, il suffit généralement d’activer l’option de buffer intégrée à l’outil de calendrier
À St Andrews University, il existe le concept d’« Academic hour » : les cours commencent toujours 5 minutes en retard et finissent 5 minutes plus tôt. Par exemple, un cours de 10 h à 11 h se tient en réalité de 10 h 05 à 10 h 55. L’objectif est de laisser du temps pour se déplacer entre les cours et de standardiser le temps de préparation
UC Berkeley avait aussi cette coutume. En première année, personne ne nous avait prévenus, donc le premier jour tout le monde est arrivé en avance. Le professeur a alors demandé pourquoi nous étions tous déjà là et si nous ne savions pas que le cours ne commençait que 10 minutes plus tard, ce qui nous a surpris
Je pense que Larry Page a probablement puisé son idée dans ce système. À UMich, le fameux « Michigan time » a officiellement pris fin en 2018, mais j’aimais bien ce système
Pendant la pandémie, notre équipe a aussi consacré les 5 premières minutes de chaque réunion à une pause physiologique. En pratique, les réunions commençaient à :05 ou :07, et même si la réunion précédente débordait jusque-là, ce n’était pas gênant de demander à quelqu’un de partir plus vite
Cette coutume des horaires décalés a disparu vers 2017
Cela fait des années que je décale mes réunions de 5 minutes, mais comme Google Calendar n’intègre pas ça nativement, c’est pénible de devoir l’ajuster manuellement à chaque fois
C’est une solution trop évidente
Dans les écoles et entreprises que j’ai fréquentées, quand les réunions ou les cours commencent vaguement, les personnes importantes arrivent en retard et les 5 à 10 premières minutes sont finalement perdues. Les responsables répètent ou résument le début « pour ceux qui viennent d’arriver », ce qui est une perte de temps. J’ai toujours fait l’effort d’arriver à l’heure, et ça me mettait très mal à l’aise qu’on répète pour les retardataires. Il y a 25 ans, j’ai même perdu une mission de bénévolat importante pour être arrivé en retard une seule fois. Depuis, je ne suis plus jamais en retard. Même pour les transports en commun, je prévois toujours plus de 30 minutes de marge et j’arrive très tôt
Je dirais que ce n’est pas du « malicious compliance », mais plutôt du « pedantic enforcement » (application tatillonne). Si cela avait été du vrai « malicious compliance », ils auraient réservé dans la même salle une réunion de 10 minutes juste après une réunion de 50 minutes
C’est surtout un terme putaclic. En réalité, l’entreprise a économisé de l’argent grâce à l’optimisation des salles, et la politique de pause du CEO a effectivement été appliquée. Les vrais acteurs malveillants sont plutôt les équipes qui, jusqu’au bout, ont essayé de ne pas respecter la règle des 50 minutes et de déborder
Ce n’est même pas tatillon. Ce groupe semble être le seul à agir de façon sensée dans l’entreprise. Le vrai problème, c’était Page. Quand une consigne absurde vient d’en haut, les subordonnés ne peuvent pas s’y opposer frontalement. Le deuxième tort revient à ceux qui monopolisent une salle de réunion plus de 50 minutes. C’est compréhensible, car c’est un comportement naturel, mais le problème reste d’utiliser comme si elle était à soi une salle réservée par un autre groupe
Je pense que la vraie conclusion, c’est qu’il faut réserver séparément les réunions de 50 minutes et celles de 10 minutes. Utiliser librement une salle non réservée, ce n’est pas du « malicious compliance »
Selon une théorie d’un chef scout, chacun interprète différemment ce que veut dire « 9:30 ». Pour certains, cela signifie 9:25, pour d’autres 9:45. En revanche, « 9:32 » désigne pour tout le monde une heure très précise. C’est pourquoi ce responsable fixait souvent des horaires étranges du type « rassemblement à 6:07 aujourd’hui »
Si j’avais été dans la salle de réunion, j’aurais plutôt été rassuré. Dans les grandes entreprises, les réunions ne finissent pas sans élément déclencheur imposé, donc le fait que quelqu’un frappe à la porte aide
Dans une startup, les réunions marketing et commerciales duraient trop longtemps, alors je suis allé moi-même acheter une pendule à coucou et je l’ai installée dans la salle. Elle sonnait toutes les 15 minutes, ce qui a raccourci les réunions et réduit leur nombre. Le CEO et la personne en charge de l’administratif adoraient cette pendule
Cela fait longtemps que je constate qu’au-delà de 45 minutes, l’attention baisse dans les réunions. C’est pourquoi je limite toujours à 45 minutes les réunions que j’organise. Aujourd’hui, comme je suis en télétravail à 100 %, je fais pareil, et j’ignore les parties qui ne me concernent pas pour aller commenter sur HN
Dans l’article, ceux qui envahissent les salles de réunion sont présentés comme les méchants, mais moi je suis de leur côté. Les cas où une longue réunion était vraiment nécessaire ont été bien moins nombreux que ceux où elle était simplement inutilement longue. Dans les organisations qui ont beaucoup de réunions, si l’on tire systématiquement jusqu’à la fin du créneau, voire au-delà, cela devient un problème. On finit en retard à la réunion suivante ou on doit renoncer à une pause physiologique
Il suffit de définir clairement l’ordre du jour et d’appliquer strictement les règles. Une fois que tout est terminé, la réunion s’arrête immédiatement
J’ai déjà connu des stand-ups de 90 minutes. Dans ces moments-là, ceux qui proposent de finir en 10 minutes sont de véritables héros
Dans une entreprise, après 70 à 80 minutes, certains employés quittaient carrément la salle pour se ménager une pause. En général, à ce stade, les petites conversations en sous-groupes devenaient plus productives, et c’est souvent à ce moment-là que la réunion finissait enfin plus vite
Les gens veulent traîner en réunion plutôt que de vraiment travailler. Plus la réunion dure, plus ils sont payés à ne rien faire. Les réunions ne sont même pas forcément nécessaires, et c’est la pire façon de transmettre de l’information
Il m’est déjà arrivé, en visioconférence, de faire semblant que quelqu’un frappait à la porte pour forcer la fin de la réunion
J’aimais bien les réunions façon pomodoro. C’était une épreuve de volonté et d’endurance
Le problème selon lequel « une réunion de 50 minutes devient toujours une heure » peut se résoudre en commençant à une heure ambigüe comme 9:10AM. Cela crée une heure de fin nette à 10 h, parce que si l’on commence à 9 h, on a tendance à ne pas s’arrêter au bout de 50 minutes et à tirer jusqu’à 10 h
C’est simplement une différence culturelle : certaines personnes font toujours tout à l’heure exacte, d’autres ont une culture du retard. Moi, j’aurais fini exactement à 9:50
À l’université du Michigan aussi, cette pratique s’était imposée naturellement, et j’aimais bien ce système. J’ai entendu dire qu’il a été officiellement supprimé en 2018
Dans notre équipe, on a fini par adopter une culture où toutes les réunions commencent 5 minutes plus tard et se terminent impérativement à chaque heure pile ou demi-heure pile suivante, autrement dit des réunions de 55 minutes. L’équipe voisine frappait précisément à ce moment-là pour entrer, donc personne ne se plaignait
En réalité, ce n’est pas une solution. Tant que le groupe suivant n’entre pas pour vous mettre dehors, il est fréquent que la réunion continue
Même quand on conseille de commencer à 9:10AM, en pratique certaines réunions annoncées à 9 h ne commencent de toute façon qu’à 9:10. Si on les programme à 9:10, elles ne commenceront qu’à 9:20
En pratique, comme le dit ce commentaire, la réunion sera simplement prolongée jusqu’à l’heure de fin affichée
J’ai déjà mis Larry Page dehors d’une salle de réunion. Je l’ai respecté pour ça, parce qu’il laissait la salle sans problème et sans sentiment de privilège
Je comprends davantage le point de vue de Larry Page. Selon moi, quelqu’un doit faire avancer la réunion, et il doit y avoir un résultat attendu dans le temps imparti, comme une décision. Si, après 45 minutes, rien n’est tranché, il vaut mieux distribuer du travail à faire puis se réunir à nouveau. Ce genre de « malicious compliance » crée justement une culture où les réunions finissent à l’heure et où tout le monde peut aller aux toilettes
Toutes les réunions n’ont pas forcément pour but de prendre une décision. Il existe aussi des briefings, des all-hands, des stand-ups, des discussions, des lunch & learn et d’autres réunions dont le « but » est différent ; il faut donc adapter en conséquence le temps alloué et l’espace réservé
À mon avis, une réunion sans résultat a peu d’intérêt. Même si ce n’est pas une décision précise, il faut un « résultat visible ». Si deux personnes parlent pendant 30 minutes et que rien n’en est consigné nulle part, cela n’a aucune valeur. Aujourd’hui, le vrai problème est plutôt que les gens hésitent de plus en plus à laisser une trace de l’information
Il existe aussi des réunions de discussion qui n’ont pas besoin d’aboutir à une décision. Une organisation a parfois besoin de moments pour aligner tout le monde sur une même direction
Je détestais que des politiques écrites deviennent en pratique des normes sociales systématiquement ignorées. Si une règle doit rester longtemps, il faut soit la changer, soit l’appliquer rigoureusement
À la fin des années 1990, une manageuse réservait toujours des réunions de 50 minutes et, lorsque les 50 minutes étaient écoulées, elle se levait et partait. Même quand une personne plus haut placée était en train de parler, elle fermait poliment mais fermement son folio et quittait la salle
Il y avait une politique selon laquelle « tout le monde doit apporter son input en réunion », et dans ce cas on n’avait même plus le temps de coder ou de faire du refactoring entre deux. Il m’est même arrivé de participer volontairement à une grosse réunion de deux heures uniquement pour m’y ménager du temps de code, alors qu’en temps normal je n’aurais pas eu besoin d’y être. Ça aussi, c’est une forme de malicious compliance
La meilleure approche serait de donner aux gens le droit de refuser une invitation à une réunion si elle n’est pas nécessaire. Le fait d’élargir sans cesse la liste des invités « au cas où » est un problème chronique des grandes entreprises
Il nous arrivait aussi, entre développeurs, de nous arranger pour créer une réunion de deux heures appelée « dev sync », alors qu’en réalité aucune réunion n’avait lieu
Je me demande pourquoi ne pas simplement sauter la réunion et faire le refactoring. Si vous devez vous servir d’une réunion comme prétexte pour empêcher les autres de vous voler votre temps, c’est que la culture d’entreprise est déjà profondément inefficace. Dans un environnement pareil, il faudrait sérieusement envisager de partir ailleurs