Comment sélectionnez-vous, filtrez-vous et gérez-vous vos e-mails sur Internet ?

• Le principal sujet d’intérêt concerne les workflows d’archivage et de gestion des labels des e-mails sur Internet pour les utilisateurs abonnés à plusieurs mailing lists et qui relisent de nombreux patches
• La question vise en particulier les utilisateurs de Lobsters inscrits à 20 mailing lists et ceux qui examinent beaucoup de patches
• Il s’agit de savoir s’il existe un workflow spécifique pour gérer l’archivage et les labels
• La question porte aussi sur les outils qui ont été particulièrement utiles, avec une préférence si possible pour des outils FOSS
• L’usage d’outils comme les scripts Sieve est donné comme exemple concret

[GN⁺]

Avis sur Lobste.rs

• J’aime vraiment beaucoup Sieve
  Il existe même pour Roundcube un plugin qui permet d’éditer Sieve via une interface graphique dans le WebUI, ce qui est pratique pour découvrir les fonctionnalités du langage Sieve, et on peut aussi modifier directement le fichier de script si besoin
  En général, je m’inscris sur chaque site avec une adresse e-mail par domaine, ce qui facilite le filtrage, par exemple [e-mail]

  if address :localpart :is "to" ["lobsters"]  
  {  
    fileinto "Social";  
    stop;  
  }  
  

  Je n’utilise pas de listes de diffusion, mais si je devais m’y mettre, je créerais sans doute une boîte de réception par liste, puis je regrouperais les messages par fil dans le client mail en n’affichant que les messages non lus
  Pour le spam, une règle de base qui vérifie la présence de phrases comme "my salacious friend" dans le corps du message et le rejet des boîtes génériques comme info@ suffisent depuis plus de six ans, et comme je n’ai que six règles manuelles, je ne vois pas l’intérêt d’investir dans une solution de machine learning comme rspamd pour un usage personnel

• Je change parfois de client mail, mais depuis des années, le workflow de récupération et de filtrage reste quasiment identique
  En ce moment, après avoir longtemps utilisé mutt, j’évalue Gnus, et je récupère le courrier depuis les serveurs de mon fournisseur avec mpop, puis je le passe à maildrop avant de le stocker dans l’un des différents dossiers maildir de mon répertoire mail local
  C’est un gros script .mailfilter qui décide dans quel dossier chaque message va, et les listes de diffusion sont principalement appariées via l’en-tête List-Id. En plusieurs années d’abonnement à des listes, je n’ai encore jamais vu une liste de diffusion qui ne définisse pas cet en-tête RFC2919
  Le courrier personnel est généralement filtré via l’en-tête From, et pour le spam je n’ai pas de règle dédiée, car le fournisseur le gère tellement bien qu’il n’arrive dans ma boîte de réception que quelques fois par an, et je le supprime alors à la main
  Cette méthode est presque identique au workflow classique basé sur procmail, sauf que j’utilise maildrop à la place de procmail. À l’époque, j’avais lu que procmail n’était plus maintenu, alors j’ai cherché une alternative et choisi maildrop, qui fait partie de Courier MTA mais peut aussi s’utiliser seul
  L’avantage d’un stockage mail local basé sur maildir, c’est qu’on peut brancher sans problème plusieurs clients mail légers — en jargon e-mail, des MUA — sur la même arborescence maildir
  Je suis très satisfait de cette configuration, qui a prouvé son utilité depuis des années. Ce qui m’inquiète le plus aujourd’hui, c’est la tendance des fournisseurs mail à ne proposer qu’une interface webmail sans même offrir POP3 ou IMAP. À mon travail actuel, cette bataille est déjà perdue : on utilise MS Exchange on-premise et l’unique moyen de lire ses mails est le webmail, ce qui est affreux

  • L’université où je travaille actuellement compte près de 50 000 inscrits, et elle ne prend pas en charge POP3, IMAP, ni les applications modernes avec authentification basée sur OAuth
    Webmail, Outlook, ou rien. Indépendamment du niveau de support, le fait qu’ils aient activement choisi de ne pas autoriser d’autres clients donne l’impression d’une insulte au médium qu’est l’e-mail
    On peut toujours dire que « si suffisamment de gens l’utilisent, ils finiront bien par devoir prendre en charge d’autres clients mail », mais c’est précisément le sujet. Il devrait être possible d’utiliser quelque chose de mieux que webmail et Outlook

• Avant, j’exploitais moi-même mon serveur mail et mon serveur IMAP, et des amis m’hébergeaient un MX de secours, mais j’ai fini par migrer vers Fastmail pour me simplifier la vie
  J’organise mes mails avec des scripts Sieve et via le Sieve exposé par les « filters and rules » de Fastmail, puis je les rapatrie vers le maildir de mes machines personnelles avec isync/mbsync
  Je fais un rangement manuel à la fin du mois, et pour les dossiers qui reçoivent peu de mails, j’archive tous les six mois ou tous les ans dans archive/<folder>-YYYYMM. Les archives sont aussi synchronisées en local et entièrement sauvegardées, mais je n’ai toujours pas de bonne méthode pour la revue de patchs

• J’ai exploité mon propre serveur mail jusqu’en 2020, puis j’ai abandonné à cause du volume de spam entrant qui changeait en permanence, et je me suis abonné à Fastmail
  Fastmail me fait l’effet, dans le bon sens du terme, d’un Squirrelmail plus sophistiqué. J’utilise leur fonction Mail filtering pour des filtrages du type envoyer certains destinataires vers des dossiers
  Indépendamment du fournisseur, j’utilise une structure d’archivage simple, facile à charger dans n’importe quel client mail. J’ai un dossier par année — 2025, 2024, 2023, etc. — et chacun contient environ un millier de messages
  Quand une nouvelle année commence, je déplace les mails de 2026 présents dans le dossier Archive vers le nouveau dossier 2026. Quand je cherche un message, le simple fait de voir le dossier permet déjà de savoir s’il date de moins d’un an ou d’il y a huit ans, ce qui facilite la recherche

• J’utilise à la fois imapfilter et imap_tools

• J’utilise Postfix → spfpolicyd → https://github.com/fazalmajid/gtldmilter → Procmail
  Je sais que je devrais utiliser Sieve. Pour des cas particuliers, j’ai aussi écrit des gestionnaires d’e-mails personnalisés comme https://github.com/Dirac-Software/mailsink
  Comme le dit Cal Newport, un e-mail non structuré ne devrait pas servir à des workflows récurrents, et j’ai horreur des flux de travail basés sur l’e-mail, donc je les évite. C’est pourquoi j’adhère globalement aux objectifs de SourceHut, sans pour autant l’avoir envisagé

• Avant, j’utilisais procmail, puis je suis passé à Sieve, et depuis quelques années j’utilise des scripts de tagging notmuch
  C’est là que le tagging devient vraiment puissant. On peut ajouter temporairement des tags à un fil tout en conservant les autres, et consulter ses mails de différentes façons selon ce qu’on cherche à faire ou à retrouver
  En combinant cela avec un domaine e-mail catch-all et en s’inscrivant aux listes et aux services avec une adresse unique pour chacun, le filtrage et le tagging deviennent très simples

• Question un peu annexe, mais je me demande ce que vous utilisez tous comme serveur de mail sortant
  Pour l’instant, j’administre directement un serveur de mail chez DigitalOcean et j’ai aussi configuré DKIM/SPF/DMARC, mais la délivrabilité reste encore un peu instable
  J’aimerais payer un service comme Proton Mail pour l’utiliser comme relais, donc je veux bien des recommandations

  • Au début, j’avais prévu d’utiliser l’offre gratuite de SMTP2GO, mais au final je suis parti sur un Postfix + Dovecot classique
    Il y a déjà eu une discussion ici sur les configurations email, donc tu y trouveras peut-être une ou deux recommandations
  • J’ai utilisé Postfix et Dovecot, mais je n’héberge plus mon propre serveur depuis plus de 5 ans, donc je ne sais pas trop quelles sont les normes actuelles
    Juste avant d’abandonner complètement l’hébergement de mon propre serveur mail, je regardais Roundcube pour améliorer un peu l’expérience, puis j’ai découvert Fastmail et j’ai tout laissé tomber
  • Une autre option, c’est de quitter DigitalOcean
    Ils ne font pas assez d’efforts pour éviter les spammeurs, donc leur réputation est mauvaise. J’aime bien Panix : par défaut, ils bloquent le port sortant 25, mais ils l’ouvrent sur demande, et si tu es client, tu peux aussi utiliser leur serveur de mail sortant comme relais. Je n’ai jamais eu de problème de délivrabilité
  • OpenSMTPD est bien plus simple à configurer que les alternatives, donc je trouve que c’est un bon compromis pour un smtpd personnel
    Comme cela a déjà été dit, DigitalOcean n’est pas un bon choix pour un serveur de mail

• Il y a quelque temps, j’ai écrit un simple script Sieve qui place les emails avec un en-tête List-ID dans leurs dossiers respectifs. Le dossier est créé s’il n’existe pas : https://gist.github.com/epilys/bf190ffb0147aa5ab863f7fa886a27da
  L’inconvénient, c’est que la valeur List-ID de certaines newsletters est un identifiant peu lisible, du genre UUID

• J’utilise Thunderbird
  Pour l’archivage, la fonction d’archivage existante me suffit. Si je ne me trompe pas, les emails sont stockés sur le disque sous forme de fichiers texte. On peut configurer la méthode d’archivage, par exemple avec des dossiers par année ou par année+mois
  J’ai commencé comme ça, mais au final j’ai préféré laisser les archives refléter simplement l’arborescence des dossiers du compte email
  Pour les listes de diffusion, l’en-tête List-Id est idéal. Je m’en sers pour envoyer les messages dans des répertoires spécifiques. Pour les libellés, Thunderbird prend en charge les tags, mais je ne les utilise pas : les dossiers de destination me suffisent
  Je ne fais pas beaucoup de revue de patchs par email, mais j’ai un peu utilisé SourceHut, qui traite l’approche email comme une fonctionnalité de premier ordre
  Thunderbird dispose de son propre système de filtrage côté client, ce qui me convient bien puisque ma machine principale est en pratique toujours allumée. Avec le temps, des dizaines de filtres se sont accumulés pour déplacer les mails selon le domaine, généralement le domaine de premier niveau, ou l’en-tête List-Id d’une liste de diffusion
  En revanche, pour tout ce qui est synchronisation dans Thunderbird, il n’y a pratiquement rien, que ce soit pour les archives, les mails, les paramètres, les filtres ou à peu près tout le reste
  C’est en cours de travail, mais la dernière fois que j’ai vérifié, l’effort portait surtout sur la modernisation et l’unification d’un backend hérité de plus de 20 ans d’ingénierie façon Far West. Chaque contributeur a bricolé sa propre approche — SQLite, texte brut, fichiers JSON, base de données mork, etc. — alors il ne reste plus qu’à leur souhaiter bonne chance :D