Vos demandes mineures et imprécises leur font perdre énormément de temps.

Résumé : l'importance de demandes précises pour une gestion et un leadership efficaces

• Les demandes floues des managers ou des dirigeants entraînent souvent inefficacité et confusion.
• Les dirigeants doivent préciser le temps nécessaire lorsqu'ils formulent une demande afin de réduire les efforts inutiles.
• La personne sollicitée doit clarifier l'objectif de la demande, sa priorité et le temps requis.

Comment clarifier les demandes d'un dirigeant

• Lors d'une demande, préciser clairement le temps à y consacrer et indiquer qu'elle ne doit pas prendre plus de 20 minutes.
• Définir clairement la priorité de la tâche et la durée attendue, et demander à être contacté immédiatement en cas de problème.
• Préciser s'il s'agit de documents existants ou s'il faut produire de nouveaux éléments.
• Indiquer exactement à quoi servira l'information afin d'ajuster le niveau d'effort.

Comment réagir lorsqu'on reçoit une demande

• Demander au dirigeant quel est l'objectif de la demande et quel niveau de temps il est approprié d'y consacrer.
• Ne pas supposer que les autres ne le savent pas non plus, et poser les questions nécessaires.
• Ne pas éviter de poser des questions sous prétexte que le dirigeant est occupé, et demander des consignes claires.

L'avis de GN⁺

Le point le plus important de cet article est qu'une communication claire entre le dirigeant et les membres de l'équipe détermine l'efficacité et la réussite du travail. Des demandes précises de la part du dirigeant et des questions proactives de la part de l'équipe réduisent les pertes de temps inutiles et créent un environnement propice à la concentration sur les objectifs. Cette approche peut s'appliquer à tous les niveaux d'une organisation et elle est particulièrement importante dans des environnements en évolution rapide comme les startups. Cet article offre des éclairages intéressants tant pour les dirigeants que pour les membres d'équipe et peut aider à construire un meilleur environnement de travail.

[GN⁺]

Commentaire Hacker News

• Leçons tirées d’une expérience à différentes étapes de l’ingénierie

  • Toutes les parties prenantes doivent agir de bonne foi.
  • Pour un manager, il n’existe pas de « demande ponctuelle » : toute demande implique une priorité.
  • La personne qui reçoit la demande doit aider le demandeur à clarifier ce qu’il veut.
  • Il faut s’entraider et chercher à améliorer la situation pour gagner en efficacité.

• Importance de clarifier le temps à consacrer à une demande

  • Quand un ingénieur dit honnêtement à un non-ingénieur le temps nécessaire, cela peut surprendre ou être rejeté.
  • Quand un manager demande de « n’y passer que 20 minutes », c’est irréaliste et cela peut générer du stress.
  • Une bonne gestion de l’ingénierie consiste à protéger les ingénieurs des demandes inutiles.

• Difficultés des questions et de la communication en télétravail

  • En dehors d’un chat en ligne, communiquer par e-mail ou appel vidéo est plus complexe et prend plus de temps.
  • Sur des projets client, les questions sont ajoutées dans un Google Doc et le client y répond.

• Il n’est pas souhaitable qu’un leadership non technique adresse directement des demandes à des employés techniques

  • Il est plus efficace qu’un leadership technique expérimenté formule des questions claires et fixe des échéances.

• Il n’est pas approprié d’utiliser le temps comme substitut de l’effort ou du périmètre

  • La demande « n’y passe que 20 minutes » peut produire des résultats différents selon les personnes.
  • Les travaux d’exploration ou de recherche étiquetés « spike » ou « timebox » nécessitent souvent davantage de temps pour aboutir au résultat souhaité.

• Le coût d’une demande doit être proportionnel au coût de son exécution

  • Pour les demandes coûteuses, leur valeur est évaluée via des retards, des demandes d’escalade, etc.

• La demande « n’y passe que 20 minutes » peut provoquer stress et inefficacité

  • Elle peut créer une pression pour respecter le temps imparti et des doutes sur la qualité du livrable.

• Sensibilité linguistique autour de l’usage de « ask » comme nom

  • Un lien vers une discussion intéressante sur l’usage de la langue est fourni.

• Un signe de management faible : demander des rapports ou attribuer des tâches que l’on ne comprend pas

  • Une ingénierie faible consiste à répondre « oui » à ce type de demandes.
  • Quand une demande sort du périmètre, l’employé doit réagir de manière appropriée selon le contexte technique et social.

• L’absence de contexte dans une demande entraîne une perte de temps

  • Le « pourquoi », ou le contexte, est un élément essentiel pour proposer une bonne solution.