Mon application de productivité, c’est une suite infinie de fichiers .txt (2022)

• Après être passé par plusieurs applications de productivité, Jeff Huang utilise depuis 14 ans un unique fichier texte comme système principal de travail
• Les rendez-vous à venir et les choses à faire sont regroupés dans un calendrier en ligne ; chaque soir, il déplace les éléments du lendemain à la fin du fichier texte pour créer sa liste du jour
• Au fil de la journée, il y ajoute des notes et des résultats, si bien que la liste de tâches se transforme en journal des tâches accomplies ; son fichier actuel contient 51 690 lignes accumulées pendant sa vie de professeur
• Un style d’écriture facile à rechercher, des tags comme #idea et des drapeaux Red·Orange·Yellow dans les e-mails lui permettent de gérer simplement tâches, idées et suivis
• Cette méthode l’aide à se mettre immédiatement au travail le matin et à sortir les engagements de long terme de sa tête, mais elle peut aussi lui faire manquer certaines questions ou d’intéressants sujets de recherche

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Pourquoi j’ai fini par adopter un seul fichier texte

• En entrant à l’université, il est devenu difficile de tout garder en tête, et le fait de devoir suivre en permanence quelque chose perturbait le travail en cours
• Il a essayé différentes formes de listes de tâches, de task trackers et d’applications de productivité, mais le fait d’avoir l’information dispersée dans plusieurs systèmes finissait par devenir lourd
  • anciennes notes de réunion
  • événements du calendrier
  • listes d’idées
  • notes de laboratoire
• Il a fini par tout écrire dans un fichier texte, et cette méthode est restée son principal système de productivité pendant 14 ans
• Même lorsque le périmètre de ses responsabilités s’est élargi, cette même organisation centrée sur un seul fichier a continué à s’étendre et est devenue l’outil central de son travail

Les plans futurs sont tous regroupés dans le calendrier

• Le seul outil externe utilisé séparément est un calendrier en ligne
• Même les tâches sans horaire fixe y sont ajoutées
  • « fabriquer une table à café pour l’atelier »
  • « réfléchir à la manière de recruter un nouvel étudiant en doctorat »
• Comme les projets et rendez-vous à venir sont réunis en un seul endroit, il n’a pas besoin de créer plusieurs listes séparées à gérer

Chaque soir, je prépare la liste du lendemain

• Avant de se coucher, il colle à la fin du fichier texte les éléments du calendrier du lendemain pour créer une liste de tâches du jour
• Le matin, il lui suffit de regarder cette liste pour savoir immédiatement ce qu’il doit faire
• La liste mélange plusieurs types de tâches
  • rendez-vous planifiés : réunions, heures de permanence
  • courses et démarches : signer un formulaire, rendre un livre
  • travail : relire un article, préparer une présentation
• La veille au soir, il évalue si la charge du lendemain est raisonnable, et les tâches qu’il n’a pas envie de faire sont reportées à une date ultérieure dans le calendrier
• Les tâches trop importantes sont découpées en une partie à faire le lendemain et une autre à faire plus tard
• À force de répéter ce processus pendant des années, il est devenu assez bon pour estimer ce qu’il peut terminer en une journée

La liste de tâches devient un journal des tâches accomplies

• La liste du jour inclut aussi les notes qui émergent en cours de route
• Au départ, c’est une liste de tâches, mais à la fin de la journée, elle devient un enregistrement de ce qui a été fait
• Toutes les listes quotidiennes sont stockées dans un seul fichier texte, séparées par date
• Le fichier actuel a été créé il y a 9 ans, lorsqu’il a commencé son poste actuel, et sert à la fois de carnet de recherche et de compte rendu de réunions
• On y trouve ce qu’il a fait comme professeur, les personnes qu’il a rencontrées, ce dont ils ont parlé et les idées qui lui sont venues
• Le fichier contient aujourd’hui 51 690 lignes écrites à la main

La recherche et les tags compensent les fonctions manquantes

• Il utilise un style d’écriture cohérent pour faciliter les recherches ultérieures
• En recherchant "meet with", il peut retrouver plus de 3 000 réunions planifiées
• Les tags servent à marquer les éléments à retrouver plus tard
  • #idea : nouvelles idées à revisiter lorsqu’il a besoin d’idées de projet
  • #annual : éléments à inclure dans le prochain rapport annuel
  • #nextui : éléments à ajouter lors de la prochaine édition de son cours d’UI
• Dans le fichier texte, il peut voir rapidement ce qu’il a fait ce jour-là et ce qu’il reste à faire
• En général, il laisse une ligne vide entre les tâches terminées et celles à venir, puis déplace cette ligne vide lorsqu’une tâche est terminée
• Les tâches restantes peuvent être remises dans le calendrier, mais c’est rare, car elles sont dès le départ découpées à une taille faisable sur une journée
• La barre de recherche permet aussi de calculer des statistiques agrégées ou de lister toutes les lignes portant un tag donné
• Il utilise Ultraedit par habitude, mais des fonctions similaires existent dans n’importe quel éditeur de texte

Les e-mails sont gérés uniquement avec des drapeaux de couleur

• Les e-mails font aussi partie du workflow, mais au lieu de règles complexes, il utilise un système simple de drapeaux
• Il y a trois significations
  • Red : e-mails à traiter
  • Orange : e-mails à traiter un jour, mais qui demandent réflexion ou l’intervention de quelqu’un d’autre
  • Yellow : e-mails envoyés en attente de réponse, qui nécessiteront une relance plus tard
• Il appose les drapeaux sur les e-mails entrants lorsqu’il en a le temps
• À la fin de la journée, il passe rapidement en revue les e-mails Orange et Yellow pour voir s’ils nécessitent un suivi ou doivent être reclassés en Red
• Il ne cherche pas à atteindre l’inbox zero
• Vider la boîte de réception lui donne l’impression qu’à chaque nouvel e-mail, une nouvelle tâche apparaît immédiatement

Routine quotidienne

• Il consulte ce qu’il doit faire aujourd’hui à partir de la liste de tâches du jour préparée la veille au soir
• Dans la journée, il réalise les tâches planifiées qui figurent sur la liste
• Pendant les créneaux libres, il traite les tâches flexibles de la liste et les e-mails marqués Red
• En fin de journée, il passe rapidement en revue les e-mails Orange et Yellow
• Il copie ensuite les éléments du calendrier du lendemain tout en bas du fichier texte

Les avantages et les limites de cette méthode

• Au réveil, il peut voir très facilement ce qu’il doit faire
• Cela réduit le besoin de garder en tête ce qu’il faudra faire plus tard, les suivis d’e-mails et les tâches futures
• Il peut facilement revenir sur ce qui s’est passé dans le passé et vérifier ce qu’il est réellement capable d’achever en une journée
• Il n’a pas de longue liste de tâches à exécuter qui se décale sans cesse au lendemain
• Il peut y accéder depuis tous ses appareils via Remote Desktop
• Lorsque le poids des engagements à long terme devient trop lourd, il réduit la charge future en se basant sur la situation de la veille au soir
  • il retire sans hésiter certains drapeaux d’e-mail
  • il supprime des éléments du calendrier qu’il n’a plus envie de faire
  • il réduit la quantité de travail qu’il confie à son moi futur
• Cette méthode peut parfois lui faire manquer certaines questions ou l’empêcher de poursuivre des questions de recherche intéressantes
• En contrepartie, elle l’aide à maintenir une charge de travail soutenable

[GN⁺]

Avis de Hacker News

• En 1985, dans mon premier emploi, j’ai créé TODO.TXT ; je l’ai emporté sur une disquette 5,25 pouces dans mes entreprises suivantes, puis je ne l’ai transféré sur mon propre ordinateur qu’en 1997.
  Ces fichiers sont utilisés sans interruption depuis 39 ans, et aujourd’hui encore je garde leur icône en haut à gauche de mon bureau et je les ouvre plusieurs fois par jour.
  Aujourd’hui, je gère 46 fichiers .txt par sujet ; dans Vim, je place le curseur sur un nom de fichier puis j’utilise gf pour y aller et Ctrl-O pour revenir, comme une sorte d’hypertexte sans HTML.

  • J’ai aussi utilisé quelque chose de similaire pendant des années avec Emacs org mode et CTRL-Wgf dans Vim ; j’ai aussi mis alias todo='vim ~/.todo' dans mon .bash_profile, et testé plusieurs applis de tâches, dont Obsidian.
    Au final, mon flux principal relevait de la gestion des changements de contexte, du type push-context -> start-new-thing -> finish-new-thing -> pop-context, et les simples applis de listes de tâches ne me convenaient pas.
    Depuis six mois, j’utilise un petit outil et une GUI que j’ai faits moi-même : c’est le premier outil depuis mes fichiers TODO des années 90 qui améliore ma gestion du contexte avec le temps ; il ne me reste qu’à ajouter plus tard la synchronisation distante.
  • En fait, c’est pratiquement un wiki personnel.
    J’ai beaucoup utilisé Zim par le passé, et j’ai exploré plusieurs approches sans GUI, mais dans mon cas rien ne m’a aussi bien convenu que Zim.
    Depuis que je fais un travail qui provoque moins de burn-out, je reviens lentement à Zim, et ça me plaît.
  • J’ai commencé de façon similaire.
    Tout est parti d’une feuille de papier listant les jeux vidéo que je voulais terminer, puis c’est devenu un fichier txt, plusieurs fichiers txt, Evernote, Notion, et au final je me suis fixé sur les checklists Google Keep et Obsidian.
    Dans Obsidian, j’ai environ 2 700 fichiers texte, reliés entre eux et faciles à parcourir.

• J’utilise un système similaire, mais chaque matin je duplique le fichier et je le renomme, puis je supprime les tâches terminées la veille ou les éléments qui ne sont plus pertinents.
  C’est une méthode qui a évolué sur plusieurs années, et son plus grand avantage est sa flexibilité.
  Quand un nouveau besoin apparaît, comme un nouveau projet ou un changement de poste, je peux essayer une autre façon de prendre des notes et décider si je la garde.
  J’ai aussi un script cron qui fait un commit git toutes les 30 minutes, et c’est excellent.

  • Je fais quasiment la même chose avec Obsidian et le plugin obsidian-git.
    Il permet des git push automatiques à intervalles réguliers, donc ça marche bien et c’est pratique.
  • Je n’utilise pas de liste de tâches quotidienne, mais je maintiens des listes pour les projets de long terme faciles à oublier.
    Chaque ligne est une tâche, précédée de la date de début ou de la date de demande ; c’est semi-structuré, mais ça ne prend pas plus de temps que de taper une note.
    Au début de chaque mois, je duplique le fichier, je le renomme avec le nom du nouveau mois, puis je le nettoie.
    J’ai essayé plusieurs applis et systèmes de suivi, mais cette méthode est celle qui me convient le mieux aujourd’hui ; de toute façon, je peux la garder toujours ouverte dans un onglet de l’éditeur de texte que j’utilise déjà, et elle est sauvegardée avec mes autres fichiers.
  • Je me demande quel est l’intérêt de mettre ça dans git.
    Je ne vois pas trop à quel moment des messages de commit, des branches, des retours en arrière ou la consultation de l’historique seraient nécessaires pour une liste de tâches.
    En revanche, pour produire des statistiques dans le temps, ça pourrait être assez intéressant.
  • C’est exactement comme ça que j’utilise Notational Velocity.
    Je crée un fichier par jour, je le duplique au début de chaque journée, et je fais des sauvegardes régulières.
    Je marque les éléments terminés avec + et ceux que je ne ferai pas avec - ; c’est simple et ça marche très bien.
  • J’en suis arrivé à une procédure similaire, mais au lieu d’un fichier par jour, j’utilise un fichier par sprint.
    Je copie le fichier du sprint précédent pour le nouveau sprint, je résume ce qui a été terminé pour le présenter à la réunion de sprint, puis j’ajoute aussi les tâches du nouveau sprint et je les partage en réunion.
    Le suivi officiel se fait toujours avec des tickets JIRA, mais le fichier texte est bien plus flexible, plus rapide à modifier, plus agréable à consulter d’un coup d’œil, et il permet d’y mettre facilement ce qui ne rentre pas proprement dans les tickets.

• J’utilise les notes quotidiennes d’Obsidian de manière similaire, avec en plus une note hebdomadaire séparée pour planifier la semaine suivante.
  Comme l’auteur qui planifie sa journée du lendemain la veille au soir, j’ai commencé à planifier les gros travaux de la semaine suivante le vendredi après-midi, et ça me donne de l’élan le lundi matin.
  La méthode 3/3/3 d’Oliver Burkeman ainsi que les notions de liste ouverte/liste fermée s’accordent bien avec cette organisation, et pour moi l’équilibre entre flexibilité et cohérence est bon.
  https://help.obsidian.md/Plugins/Daily+notes
  https://ckarchive.com/b/e5uph7hx43mn

  • J’aime le fait que le concept de vault d’Obsidian ne soit en réalité qu’un dossier de fichiers Markdown, ce qui me permet de garder un contrôle total sur mes données.
    Je n’utilise pas leur service de synchronisation propriétaire : je mets tout dans un dossier normal, puis je le réplique avec Syncthing sur tous mes appareils et sur les machines de sauvegarde.
    Obsidian lui-même est aussi le meilleur éditeur Markdown que j’aie essayé, avec de petits détails bien pensés comme Ctrl+L, qui transforme un élément de liste en case à cocher, puis le marque comme coché si on appuie de nouveau.
  • J’utilise beaucoup Obsidian pour les notes, mais je fais toute ma planification sur papier.
    Je planifie aussi à la semaine et à la journée.
    Au début, j’ai essayé de planifier dans Obsidian, mais ça ne me convenait pas ; la lenteur de l’écriture sur papier m’apaise et m’incite à formuler les tâches et objectifs de façon concise.
    L’espace limité de la page de planification m’aide aussi à rester réaliste sur ce que je veux accomplir.
  • J’utilise Obsidian, mais l’application est tellement lente à s’ouvrir que j’ai presque envie de la quitter.
    Elle est aussi trop personnalisable, ce qui devient pesant ; j’aimerais qu’elle fournisse de jolies fonctions de prise de notes standard sans que j’aie à passer des heures à bricoler.
    Si je continue à l’utiliser, c’est simplement parce que ce n’est que du Markdown, et je n’ai pas envie d’être enfermé dans le format propriétaire d’une autre appli.
  • En tant que personne qui connaît bien à la fois Obsidian et Bear, je me demande quelle est la différence essentielle entre les deux pour cet usage.

• Le point clé, c’est de coller tous les éléments du planning du lendemain à la fin du fichier texte avant d’aller dormir pour en faire une liste de tâches quotidienne
  Le reste, ce sont des aides importantes, mais la puissance de préparer sa journée la veille au soir est énorme
  Moi aussi, je mets une bonne partie de ce que j’ai prévu pour la journée dans le calendrier, avec de vrais créneaux. Par exemple, je bloque 12:30–13:00 pour lire trois messages de Jane restés sans réponse et y répondre

  • C’est particulièrement ça, la difficulté du manager moderne en télétravail
    On allume son ordinateur avec un plan, mais ce n’est qu’après 345 messages Slack et 10 réunions Zoom qu’on se demande si on va s’en occuper
    En tant qu’engineering manager, le flux de concentration et de productivité me manque vraiment, et j’ai l’impression que les autres managers s’en sortent beaucoup mieux, donc je ne sais pas ce que je fais de travers

• Pendant plus de 10 ans, j’ai utilisé un fichier .txt édité dans Vim et modifiable aussi sur téléphone via Dropbox, mais en essayant Mac Notes, j’ai trouvé que la recherche, la synchronisation et l’enregistrement automatique m’étaient bien plus utiles
  J’ai aussi compilé mon CV pendant plus de 10 ans avec un template LaTeX fait maison, mais comme je trouvais dommage d’y passer du temps à chaque modification, je l’ai migré vers Google Docs en Arial avec de simples puces : ma vie est devenue beaucoup plus facile, et mon CV a aussi l’air moins pénible
  Beaucoup d’optimisations que je croyais autrefois bonnes venaient en réalité d’un attachement inutile à une esthétique technique minimaliste

  • J’ai pris le chemin inverse
    À chaque fois que je changeais les points à mettre en avant dans mon CV, faire la mise en page dans un traitement de texte devenait trop difficile, et avec un CV en LaTeX, il était aussi très rapide de l’adapter à quelqu’un qui voulait un CV au même format
    Au fond, un CV est une publicité ; j’aime aussi le fait de pouvoir placer correctement, un peu partout sur la page, des éléments qui nécessitent un modèle de boîtes comme dans une publicité
    Si vous voulez voir le résultat, il est ici : https://www.lelanthran.com/downloads/resume-1page.pdf
  • J’ai vécu exactement la même chose et je suis arrivé à la même conclusion
    J’ai déplacé tous mes dotfiles dans une archive et commencé à utiliser les logiciels fournis par défaut ; c’était très bien
  • Le problème avec Mac Notes, c’est que ce n’est pas Vim
    Je le dis à moitié en plaisantant, à moitié sérieusement, mais pour écrire et éditer du texte, j’ai besoin de Vim
    Pour l’instant, j’utilise todo.txt dans iCloud

• Pour mes notes en texte brut, j’ai tendance à utiliser le format Markdown afin d’y mettre un peu de structure
  Je répartis aussi légèrement les dossiers et fichiers par sujet, date et catégorie
  Ça me permet de commencer chaque journée avec un état propre tout en poursuivant les travaux de long terme, et je mets tout dans un dépôt GitHub privé pour y accéder de partout
  Si ce système me convient, c’est surtout parce que je déteste presque toutes les apps de notes, que j’aime garder le contrôle de mes fichiers, et que je n’ai pas vraiment besoin de prendre souvent des notes
  Je ne l’utilise que quand j’ai l’esprit encombré et que je dois déverser quelque part mes idées ou le travail du jour/de la semaine ; quand j’arrive à tout gérer dans ma tête, je n’ai pas à subir la pression de mise à jour ni les notifications

  • Vous avez probablement moins de 40 ans
    Un jour, la nouveauté du travail disparaît, ou bien la mémoire baisse
    Dans mon cas, avec la diminution de la nouveauté dans le quotidien et la planification à long terme, de vieux souvenirs se sont mélangés et sont devenus des données difficiles à fiabiliser ; comme je refaisais les mêmes tâches plusieurs fois, des faits ambigus se mêlaient quand j’essayais de me rappeler les détails les plus récents
    La capacité est toujours là, mais ce qui était autrefois une grande capacité pose désormais problème à cause des doublons ; il vaut donc mieux prendre des notes
  • Avec cette approche, Obsidian me semble être un bon candidat parmi les apps de notes

• Le suivi à la façon todo.txt me convenait assez bien, mais j’avais un problème de tâches ou de notes qui se périmaient, alors j’ai créé un système séparé
  today ouvre en gros ~/Desktop/$YYYY_MM_DD-todo.txt et, s’il n’existe pas, démarre à partir d’une copie du fichier précédent le plus récent
  On obtient ainsi des fichiers persistants et recherchables par date, et comme on peut revenir à n’importe quel moment précis, on peut aussi déclarer une “faillite des tâches” sans culpabiliser
  report, c’est-à-dire diff $YESTERDAY $TODAY, pour voir ce qui a été ajouté ou supprimé, est aussi utile
  Il existe sans doute beaucoup de meilleures méthodes, mais obtenir la simplicité de open ~/Desktop/todo.txt avec open ~/Desktop/$TODAY.txt a énormément de valeur pour moi

  • J’utilise quelque chose de similaire depuis plus de 20 ans : https://github.com/nickjj/notes
    Lancer notes ouvre la note du mois en cours, YYYY_MM.txt, dans l’$EDITOR par défaut ; notes hello world ajoute hello world au fichier du mois en cours ; et $stdout | notes ajoute la sortie d’un autre programme
    Comme je peux le saisir en moins de 2 secondes dans le terminal, il y a très peu de friction pour les notes rapides, et avec grep seul, je retrouve largement ce qu’il me faut dans des fichiers vieux de 5 à 10 ans
    J’ai aussi essayé YYYY_MM_DD.txt, mais c’était trop fragmenté, et j’ai souvent envie de voir d’un coup d’œil les notes de plusieurs jours
  • J’ai créé quelque chose de similaire, et le nom est le même
    https://github.com/alabhyajindal/today

• Depuis un an, j’utilise Raycast Floating Notes quasiment comme un seul post-it, et ça me convient bien
  J’y mets sans organisation mes tâches, notes de réunion, idées et tout le reste ; si je dois m’en souvenir, je le lis, et quand c’est terminé, je supprime
  Pour moi, ça a mieux marché que Notion, Obsidian, Reminders ou TickTick
  J’ai l’impression qu’il existe une relation inverse entre le temps passé à configurer un outil de productivité et son efficacité

  • On me demande sans cesse de commencer de nouvelles choses, et les tâches existantes ne se terminent pas à cause d’autres choses “à commencer”
    Personne ne semble se soucier du fait que rien ne soit réellement terminé, mais peut-être qu’un jour quelqu’un s’en souciera
    Du coup, la liste que je dois parcourir ne cesse de grossir, sans aucun mécanisme de contrôle
  • Raycast Floating Notes est bien
    J’attends avec impatience la version 2.0, qui prendra en charge les onglets et Markdown ; je pense que ce sera encore mieux

• Personnellement, Todoist a profondément changé ma manière de suivre mon travail
  Comme avec un fichier texte, on peut suivre chaque ligne/tâche individuellement, et si on l’ajoute aux tâches du jour, ce qui n’est pas terminé passe au lendemain
  Son point fort par rapport à un fichier texte, ce sont les tâches récurrentes : là où d’autres produits peinent avec des structures de planning irrégulières, Todoist comprend directement des expressions comme « le premier lundi de chaque mois »
  J’utilise toujours des notes quotidiennes et d’autres formes de journal, mais c’est quasiment le seul outil de productivité qui m’ait vraiment semblé efficace pour traiter les tâches récurrentes au bon rythme
  Je me sers très peu des fonctionnalités payantes, mais je paie par gratitude, et je trouve que l’application de base est déjà largement excellente
  https://todoist.com/features

  • Moi aussi, j’aime bien Todoist
    Pour chaque projet, comme du développement ou de la recherche, je crée un projet Todoist et j’utilise la vue tableau
    Chaque projet se décompose en petits sous-projets, comme créer un scraper web, configurer une base de données, configurer les sauvegardes ou mettre en place le front-end, et je mets chaque colonne du tableau comme l’un de ces sous-projets, avec les tâches en dessous
    C’est un très bon logiciel, je l’utilise depuis plusieurs années et je suis désormais abonné
  • J’ai utilisé Todoist à l’université, quand je rédigeais mon mémoire
    J’ai créé un projet, déplié toutes les sections du mémoire en tâches, puis chaque soir j’écrivais une section et la marquais comme terminée
    Je ne l’ai pas utilisé de façon particulièrement complexe, mais l’interface était soignée et donnait une sensation de récompense, ce que j’ai apprécié
    Après mon diplôme, j’ai arrêté de l’utiliser, puis une fois embauché j’ai commencé à explorer d’autres apps
  • Cela fait moins d’un mois que j’utilise Todoist, mais il m’a déjà suffisamment plu pour que je passe à l’abonnement annuel
    Pour les notes, j’utilise Obsidian, mais quand je dois me souvenir de quelque chose et le refaire, j’utilise désormais Todoist
    Des pensées que je veux volontairement revoir plus tard, ou des schémas de réflexion comme revenir sur un concept tous les six mois : si je les y mets, je suis sûr de les revoir
    J’ai envisagé de faire tout ça dans Obsidian, mais beaucoup de gens m’ont conseillé que, même si c’était possible, ça n’en valait pas la peine ; l’écran mobile très simple de Todoist pour ajouter une tâche est un gros avantage
    En revanche, pour les notifications qui doivent absolument attirer l’attention à une heure précise, c’est regrettable qu’elles ne soient pas aussi fortes que l’alarme du téléphone

• Avec les notes quotidiennes d’Obsidian, je regroupe sur une page les éléments non traités via l’API dataview

  TASK FROM "VaultName/Journal" WHERE !completed  
  

  J’utilise aussi depuis au moins 2012 le format de fichier texte de http://todotxt.org/, et récemment j’ai écrit un programme qui prend une liste façon crontab et génère à l’avance les tâches quotidiennes ou propres à certains jours de la semaine
  Il récupère aussi la liste des jours fériés de gov.uk pour les ajouter en même temps
  https://github.com/blacksmithgu/obsidian-dataview
  https://github.com/alister/alister-tools/blob/main/.todo.cro...