- Un système de productivité basé sur un unique fichier texte utilisé depuis 14 ans, qui regroupe agenda, tâches et comptes rendus de réunions en un seul endroit
- Chaque soir, je complète la fin du fichier texte avec le calendrier du lendemain pour créer la liste de tâches du jour suivant, puis je la laisse comme trace une fois les actions terminées
- Le fichier a dépassé 51,690 lignes et est devenu un historique de travail complet (notes de recherche, comptes rendus de réunions, rapports de performance, etc.)
- Grâce aux tags (#idea, #annual, #nextui) et à la recherche, il est facile de retrouver idées, éléments de rapports annuels et améliorations de cours
- En optant pour un simple fichier texte au lieu d’applications complexes, j’ai gagné en contrôle du travail et en durabilité
Un système de productivité simplifié commencé à l’université
- J’ai essayé plusieurs applications de tâches et trackers, mais les plannings, notes et idées étaient dispersés entre plusieurs systèmes, ce qui était inefficace
- J’ai fini par gérer l’ensemble de mon travail avec un seul fichier texte, et je l’utilise depuis 14 ans
- Cette méthode reste extensible même quand la charge augmente, et elle est désormais mon outil de productivité central
Élaboration d’une liste quotidienne reliée au calendrier
- Le seul outil externe utilisé est un calendrier en ligne : j’inscris tous les plans dans l’agenda, qu’ils aient une heure fixe ou non
- Chaque soir, j’ajoute à la fin du fichier texte le planning et les tâches du lendemain afin de clarifier la journée à venir
- L’agenda inclut réunions, courses/empêchements et travaux de recherche ; en cas de surcharge, je déplace certaines tâches à une autre date ou je les découpe en plus petites unités
- Ce processus permet d’estimer précisément la quantité de travail réaliste à traiter chaque jour
Fonction de journalisation
- La liste de tâches quotidienne devient immédiatement un registre d’exécution qui permet de suivre ce qui a été fait et quand
- Le fichier actuel remonte au début de mon emploi d’il y a 9 ans et contient 51,690 lignes
- Toutes les activités d’enseignant, le contenu des réunions et les idées y sont cumulés dans un seul fichier
- Dans l’exemple, une journée est détaillée avec réunions, rendez-vous étudiants, revue d’articles et idées de recherche
Évolutivité grâce à la recherche et aux tags
- J’utilise des règles de rédaction et des raccourcis pour améliorer l’efficacité de la recherche
- Exemple : en cherchant “meet with”, il est possible de consulter plus de 3 000 enregistrements de réunions
- Des tags comme #idea, #annual, #nextui servent à classer idées, éléments de rapport annuel et améliorations de cours
- Le fichier texte offre une grande souplesse et accessibilité, ce qui permet d’identifier immédiatement l’avancement de la journée
- J’utilise l’éditeur UltraEdit, mais la même logique fonctionne avec d’autres éditeurs
Gestion des emails et routine quotidienne
- Les emails sont classés avec des flags Red/Orange/Yellow
- Rouge (Red) : traitement immédiat, Orange : traitement ultérieur, Jaune : en attente de réponse
- En fin de journée, je relis les emails Orange et Jaune pour décider des actions de suivi
- Je me concentre sur une gestion basée sur l’importance plutôt que sur le simple vidage de la boîte de réception
- La routine quotidienne suit ce rythme :
- Vérifier la liste des tâches préparée la veille
- Exécuter le planning, puis traiter des tâches supplémentaires pendant les créneaux non réservés
- Contrôler les flags des emails
- Copier et ajouter le planning du lendemain
Forces et limites du système
- Identifier immédiatement ce qu’il faut faire dès le matin
- Plus besoin de retenir dans sa tête l’agenda ou les tâches de suivi
- Mesurer la productivité quotidienne en consultant facilement l’historique passé
- Aucune liste de tâches qui s’accumule sans fin
- Accès possible depuis n’importe quel appareil via Remote Desktop
- En cas de charge excessive, je peux réduire la charge de travail en levant des flags d’emails ou en supprimant des éléments du calendrier
- Même si je peux manquer certaines questions ou opportunités de recherche, cette approche reste efficace pour maintenir une charge de travail durable
Conclusion
- Un système de base fondé sur un simple fichier texte remplace des applications de productivité complexes et démontre son efficacité sur le long terme
- L’auteur souhaite que les personnes ayant testé cette approche partagent leurs retours et idées
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