La culture du document chez Amazon
(justingarrison.com)- La plupart des réunions commencent en silence par la lecture d’un document
→ Cela varie selon la réunion : 6-Pager, PR/FAQ, idée en une page, exposé cherchant une solution à un problème, service review avec tableaux/graphiques/listes à puces, etc.
→ Pas de document, pas de réunion
→ Il existe une case à cocher dans l’outil de planification pour générer automatiquement un document
→ Quand il faut se mettre à jour sur le déploiement d’un nouveau service ou d’une nouvelle fonctionnalité, on cherche le document plutôt que de demander au PM
- Plus que le format des documents, c’est leur mode d’utilisation qui est intéressant
→ Les réunions commencent par 10 à 30 minutes de lecture du document
→ Pour les documents les plus longs, comme un 6-Pager, on planifie suffisamment de temps pour lire puis discuter
→ J’ai déjà travaillé dans des entreprises qui produisaient beaucoup de documents, mais la plupart du temps personne ne les lisait avant d’arriver, ou bien les gens les avaient lus puis les avaient oubliés avec le temps
- Avantages de commencer les réunions par la lecture du document
→ Toutes les informations liées à la réunion figurent dans le document
→ Les participants n’ont pas besoin de dégager un créneau séparé pour lire le document
→ Le contenu du document est frais dans l’esprit de tout le monde
- Avantages observés dans la pratique
→ Le présentateur n’a pas besoin d’être stressé à l’idée de parler devant les autres
→ Le document aide à éliminer les biais liés à son auteur
→ Chacun le lit avec sa propre voix, ce qui supprime les barrières de la communication orale (accent, tics de langage, handicaps)
→ Pendant qu’on assimile le cœur du sujet, il n’y a pas de « Vous voyez mon écran ? », ni bruit de fond, ni coupures d’appel
→ Il existe d’innombrables documents, actuels comme anciens. On peut aussi consulter les PR/FAQ de EKS/Lambda
→ Il n’est pas nécessaire de conserver les informations de la réunion ailleurs que dans le document. Les retours et les discussions ont lieu pendant la réunion, et les commentaires peuvent recevoir des réponses en asynchrone. Si davantage de discussion est nécessaire, le document est mis à jour, une nouvelle réunion est planifiée, puis on relit et on rediscute
→ Si des réunions se chevauchent légèrement, tant que le document est fourni à l’avance, on peut le lire d’abord et arriver 10 à 20 minutes en retard à la réunion sans problème
→ Lire un document chez soi est aussi une bonne façon de faire un peu d’exercice pendant 10 à 20 minutes
- Les réunions fondées sur les documents ont aussi des limites
→ Si l’on écrit mal, cela devient un désavantage pour transmettre ses idées (Amazon propose beaucoup de formations sur la rédaction de documents, mais cela reste difficile)
→ Pas de document, pas de réunion
→ Les documents peuvent créer des conditions de concurrence équitables, mais ils constituent aussi une barrière à l’entrée. Même pour de petites idées, fonctionnalités ou itérations, il faut d’abord un document.
→ Une documentation riche aide à comprendre, mais il peut aussi être difficile de retracer la lignée d’un service
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Grâce à ce processus centré sur les documents, Amazon peut être une excellente entreprise pour le travail à distance. Cela fournit le même contexte à des employés répartis sur plusieurs fuseaux horaires. Les discussions en réunion permettent une boucle de feedback rapide, mais si les notes et les questions ne sont pas consignées, les possibilités de participation asynchrone restent limitées
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Amazon utilise de nombreux outils, ce qui peut compliquer la recherche de documents. Un outil comme Command E peut aider.
4 commentaires
Il serait bien de voir un exemple du type de document dont il s’agit.
Je m’y retrouve complètement
Surtout
Vraiment une excellente approche !! Merci pour ce récapitulatif !!!
« Chez Amazon, les PowerPoint sont interdits lors des réunions internes. À la place, les organisateurs rédigent plusieurs pages d’explications bien structurées, puis les distribuent à tous les participants. La réunion ne commence pas tant que tout le monde n’a pas fini de les lire.
Cet article explique pourquoi, parmi les différentes façons de tenir des réunions, cela doit passer par l’écriture, et pourquoi les PowerPoint ainsi que le fait pour des ingénieurs de s’asseoir en cercle pour discuter ne fonctionnent pas. »