Le moment est venu de se mettre à écrire.

Amazon a interdit PowerPoint dans ses réunions internes. À la place, les organisateurs de réunion rédigent plusieurs pages d’explication bien structurées, puis les distribuent à tous les participants. Et la réunion ne commence pas tant que tout le monde ne les a pas lues.

Cet article explique, parmi les différentes façons de mener des réunions, pourquoi il faut passer par l’écriture, et pourquoi ni PowerPoint ni la méthode consistant à faire asseoir des ingénieurs en cercle pour discuter ne fonctionnent vraiment. Voici un bref résumé.

PowerPoint permet d’enjoliver une idée, d’aplatir des éléments relativement importants, et d’ignorer la continuité des idées.

La méthode où des ingénieurs discutent autour d’une pizza est utile pour acquérir beaucoup de connaissances, mais la conversation part dans tous les sens. Pour sortir de cette impasse, il faut qu’une personne explique de manière globale, fluide et logique quoi faire, depuis les exigences métier jusqu’au caractère praticable de l’implémentation.

Pour le transmettre aux autres, l’auteur l’aura écrit en tenant compte de ces éléments.

• Introduction

  • Quelle est la cause de la décision de changement technique ? Pourquoi cela a-t-il de la valeur, et quels en sont les bénéfices ?

  • Pourquoi avoir étudié cette technologie précise comme solution ? Quelles autres alternatives méritaient d’être examinées ?

  • Quelle est l’ampleur du chantier ? Faut-il poser les fondations d’un bâtiment, ou dessiner un abri à vélos ? Si le problème n’est pas résolu, le changement est-il facile ?

• Corps du texte

  • La technologie proposée comporte-t-elle des exigences incontournables ou des principes directeurs ? Quel lien avec nos problèmes et notre philosophie ?

  • Si nous la mettons en œuvre, quel est l’objectif final ? À quoi ressemble le monde une fois l’implémentation terminée ?

  • Comment passer de la situation actuelle au point d’arrivée en minimisant les perturbations ? Quelle est la durée de transition ? Combien de temps cela prendra-t-il en gros ?

  • Dispose-t-on d’une expertise interne existante ?

  • Quels sont les risques ? Y a-t-il des mesures pour les réduire ? Quelles sont les inconnues inconnues ?

  • En quoi cette solution est-elle meilleure qu’une solution alternative ?

  • En quoi l’alternative est-elle meilleure que celle-ci ?

• Conclusion

  • Résumer le besoin métier fondamental et la recommandation, et expliquer pourquoi c’est le meilleur choix.

C’est un peu comme le TDD, mais alors que le TDD finit souvent par n’être que du TDD pour le TDD, écrire ce type de document produit un effet secondaire intéressant : les pensées qui restent dans l’esprit de l’auteur.

Si l’on traduit ensuite ces pensées en langage naturel avant d’en rediscuter oralement avec l’auteur, il n’y a aucun problème. Et après avoir examiné le problème à travers les différents niveaux d’analyse nécessaires pour bien écrire, on peut ajuster l’explication au niveau de chaque public.

Enfin, contrairement à des outils spécialisés, l’explication (le récit) est générale. Du problème technique le plus étroit aux questions fondamentales sur la mission et l’objectif de toute l’entreprise. Il n’existe aucun problème qui résiste à une pensée claire.

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Cela pousse à réfléchir à quel point les éléments visuels privent le lecteur (ou l’auditeur) de son droit à penser, de son droit à imaginer.

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Pour une publication externe, c’est une compétence nécessaire, mais en interne, il faut que chacun soit honnête..

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Merci pour le résumé !

C’était 4 pages dans l’e-mail de 2004, mais dans la lettre aux actionnaires de 2017, on parlait d’un récit de 6 pages, alors je m’étais dit : hum, est-ce que 10 ans ont ajouté 2 pages ?..

(D’après un employé d’Amazon, ce mémo narratif est vraiment encore plus difficile à écrire.)

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En 10 ans, le monde est devenu assez complexe (... ) donc deux chapitres devraient suffire, haha

Moi aussi, j’écris tous les jours pour mettre de l’ordre dans mes idées, et même si ce sont des textes que je suis le seul à lire, organiser sa pensée et surtout devenir honnête avec soi-même ( ce qui me manque en ce moment, ce que j’aurais dû faire maintenant mais n’ai pas fait... quelles alternatives il y avait mais que j’ai ignorées... ) est vraiment difficile.