Délégation 101 : identifier ce qu’il faut déléguer

Pourquoi la liste des tâches ne fait-elle que s’allonger sans fin ? Essayez l’exercice suivant pendant seulement 10 minutes pour repérer ce qu’il faut déléguer.

Étape 1 : faire une liste de tâches (a few minutes)

• Quelles sont les tâches répétitives que vous aimeriez arrêter de faire ?

• Quelles sont les choses que vous faites manuellement à chaque fois que quelqu’un rejoint l’équipe ou la quitte ?

• Si vous partiez en longues vacances la semaine prochaine, quel est l’unique problème dont vous seriez heureux de constater, à votre retour, qu’il a été résolu ?

Étape 2 : diviser la liste entre « choses que vous seul pouvez faire » et « candidates à la délégation » (a couple of minutes)

Comment distinguer les tâches que « vous seul pouvez faire »

- Tâches de manager : approuver des dépenses, valider des congés, faire des évaluations de performance, rédiger une offre d’embauche, ou toute autre tâche impliquant des informations confidentielles que vous êtes le seul à pouvoir traiter. (→ Vous pouvez aussi essayer de demander à votre manager ou à un collègue)

- Tâches liées aux permissions : lorsque vous êtes le seul à pouvoir examiner une demande d’accès, l’approuver et accorder effectivement l’autorisation. (→ Vous pouvez aussi augmenter le nombre d’approbateurs pour ne plus être le seul)

- Tâches liées au contexte : lorsque vous êtes le seul à avoir participé à une réunion contenant des informations à partager avec l’équipe, ou le seul à avoir entendu un retour essentiel pour la performance d’un membre de l’équipe. (→ Vous pouvez aussi documenter ces informations ou ce contexte)

- Tâches liées aux délais : lorsqu’il faut traiter quelque chose en urgence et qu’il n’y a pas le temps de déléguer. (→ Les délais sont en général plus flexibles que vous ne le pensez. Cela ne coûte rien de demander si l’échéance peut être repoussée)

Des tâches qui semblent n’être faisables que par vous, mais qui sont en réalité délégables

- Actions issues de réunions avec plusieurs participants : même si c’est vous qui aviez dit que vous le feriez, si vous pensez ne pas pouvoir terminer à temps, réévaluez votre disponibilité et déléguez.

- Feedback : ce n’est pas parce que quelqu’un vous a demandé un feedback que vous êtes la seule personne à pouvoir le donner. Si vous présentez de manière appropriée à la personne demandeuse quelqu’un de nouveau pouvant lui faire ce retour, vous pouvez déléguer sans problème.

- Annonces : dans une équipe saine, des nouvelles importantes peuvent venir de plusieurs personnes. Faites cet effort consciemment.

- Tâches qu’on vous a demandées directement : même lorsqu’une tâche vous a été confiée directement, il reste possible de la déléguer. Cela peut être l’occasion de faire savoir que d’autres personnes compétentes peuvent aussi s’en charger.

Étape 3 : déplacer davantage d’éléments vers la colonne des candidates à la délégation

• Classez les tâches que vous seul pouvez faire par ordre de priorité et n’en gardez que 5.

• Ces 5 seules tâches sont celles que vous devez faire vous-même dès maintenant. Déplacez tout le reste vers les candidates à la délégation.

Étape 4 : classer les candidates à la délégation par « effort » et « impact » (en moins de a couple of minutes)

• Déterminez lesquelles peuvent être faites avec peu d’effort (même si ce n’est pas vous qui les faites), et lesquelles ont un fort impact une fois réalisées. Il n’y a pas de bonne réponse, donc n’essayez pas d’être trop précis : suivez votre premier instinct.

• More impact, More effort : ce sont les tâches qui vous feront gagner le plus de temps si vous les déléguez. Déléguez-les en premier.

• More impact, Less effort : vous pourriez aussi les faire facilement vous-même, mais si un membre de l’équipe cherche un défi, vous pouvez les déléguer.

• Less impact, More effort : envisagez l’automatisation.

• Less impact, Less effort : envisagez de les retirer de la liste.

Étape 5 : choisir 5 éléments à déléguer

• Classez les candidates à la délégation par ordre de priorité, choisissez-en 5 seulement et déléguez-les.

• Entre « une tâche à fort impact qui demande un effort modéré » et « une tâche à impact modéré qui demande peu d’effort », donnez la priorité à la seconde.

Étapes suivantes

• Si cet exercice vous a semblé difficile, vous n’êtes pas le seul. L’auteur aussi a du mal, et tout le monde est passé par là.

• Pour un développeur qui devient leader, la délégation est l’une des choses les plus difficiles. Souvent à cause du sentiment de culpabilité et de déception qui accompagne le fait de déléguer ce qu’on avait soi-même accepté de faire.

• Mais si vous dépassez ce sentiment, vous pourrez vous concentrer, en tant que leader, sur des choses plus importantes : rendre votre équipe plus performante.

• Essayez cet exercice une fois par mois et voyez si des motifs se dégagent. Commencez petit au début, puis vous pourrez déléguer davantage à mesure que cela devient plus naturel.

• Le prochain article expliquera à qui déléguer et comment le faire avec succès. ← Pas encore publié

[nicewook]

Ce n’est pas directement lié à cela, mais ce qui me préoccupe ces derniers temps, c’est que

• plus les années passent, plus s’accumulent la connaissance du domaine, ainsi que la connaissance et l’historique de plusieurs projets ;

• les interruptions liées à ces sujets s’accumulent.

Je me demande comment surmonter cela.

[spilist2]

(C’est peut-être banal à dire, mais) j’ai constaté une amélioration quand, au-delà du simple traitement des interruptions au fur et à mesure qu’elles arrivent, je m’efforce de produire des livrables comme des documents de bonnes pratiques afin de réduire le nombre d’interruptions similaires par la suite. Il semble aussi possible de supprimer la cause de ces interruptions, par exemple en automatisant les tâches répétitives.

[nicewook]

Vous dites vrai.